Акт вилучення документів

Навіщо він потрібен?

За яких умов його складають?

1. Проведення перевірок або аудиту: Коли документи потрібні для аналізу або перевірки, їх можуть вилучити на певний термін.
2. Розслідування: У рамках кримінальних, адміністративних або цивільних розслідувань.
3. Інші ситуації: За умов, передбачених законодавством або договорами.

Хто виступає сторонами в документі?

1. Особа, яка вилучає документи: Це може бути представник контролюючого органу, слідчий, аудитор тощо.
2. Власник документів або його представник: Це може бути керівник підприємства, відділу, службовець архіву тощо.

Які вимоги до оформлення?

1. Заголовок: “Акт вилучення документів”.
2. Дата і місце складання.
3. Реквізити сторін: Повне ім’я, посада, місце роботи.
4. Перелік вилучених документів: З уточненням назви, дати, номера та інших відомостей.
5. Причина вилучення.
6. Термін, на який вилучаються документи.
7. Підписи сторін.

Хто і як його складає?

Акт складається особою, яка вилучає документи, спільно з власником документів або його представником. Після обговорення всіх деталей та внесення відповідних даних в акт, документ підписується обома сторонами. Зазвичай складається в двох примірниках: один для особи, яка вилучила документи, інший — для власника документів.

Важливо зауважити, що вилучення документів без відповідного акта може бути розглянуто як порушення законодавства.

Приклади

Акт вилучення документів

Місто:
Дата:

1. Заголовок: АКТ ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ №
2. Повна назва та реквізити організації (або особи), що вилучає документи:

Назва організації:
Адреса:
Телефон:
Електронна адреса:
Юридичний статус (для фізичних осіб):

(Приклад заповнення:
Назва організації: Державна податкова служба України
Адреса: Київ, вул. Податкова, 10
Телефон: +380 44 1234567
Електронна адреса: info@dps.gov.ua
Юридичний статус: Державний орган)

3. Повна назва та реквізити організації (або особи), від якої вилучаються документи:

Назва організації:
Адреса:
Телефон:
Електронна адреса:
Юридичний статус (для фізичних осіб):

(Приклад заповнення:
Назва організації: ТОВ “БудІнвест”
Адреса: Київ, вул. Будівельна, 5
Телефон: +380 44 7654321
Електронна адреса: contact@budinvest.com.ua
Юридичний статус: Товариство з обмеженою відповідальністю)

4. Мета та причина вилучення:

(Приклад заповнення:
Мета та причина вилучення: Проведення податкового аудиту за період з 01.01.2023 по 31.12.2023.)

5. Перелік вилучених документів:

(Приклад заповнення:

6. Терміни зберігання (якщо вони визначені):
   (Приклад заповнення: Терміни зберігання: до 01.09.2024.)
7. Підписи сторін:

/ (Підпис / ПІБ особи, що вилучає документи)

/ (Підпис / ПІБ власника документів або відповідальної особи)

8. Законодавча база: Згідно із Законом України “Про архівну справу” та іншими нормативно-правовими актами.

Акт вилучення документів

Дата: 2023-03-08

Місце: м. Київ, вул. Хрещатик, 1

Комісія:

• ПІБ: Іваненко Іван Іванович
• Посада: Директор
• ПІБ: Петров Петро Петрович
• Посада: Касир

Вилучені документи:

• Найменування: Договори
• Кількість: 10 шт.
• Серійні номери: 1234567890, 1234567891, …, 1234567899
• Стан: Оригінали
• Вартість: 10 000 грн.

Сторони підтверджують, що документи вилучені в належному стані і придатні до використання.

Комісія:

• Іваненко Іван Іванович
• Петров Петро Петрович

Примітка:

• Цей акт є підставою для знищення документів.
• У разі пошкодження або втрати документів винна сторона зобов’язана відшкодувати їхню вартість.

Закони, які регулюють вилучення документів:

• Цивільний кодекс України
• Господарський кодекс України
• Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Приклади заповнення акту:

• При вилученні документів з архіву підприємства акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається в архіві, а інший – у бухгалтерії.
• При вилученні документів з комп’ютера акт заповнюється в одному примірнику і підписується працівником, який вилучив документи, та бухгалтером.
• При вилученні документів з іншого місця зберігання акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається в місці, звідки були вилучені документи, а інший – у бухгалтерії.