Акт службового розслідування

Документ має велике значення, оскільки на його підставі можуть бути прийняті управлінські рішення, зокрема, стосовно дисциплінарної відповідальності працівників, відшкодування збитків, а також вдосконалення внутрішніх робочих процесів.

Щодо форм та видів актів службового розслідування, то вони можуть бути різними в залежності від сфери застосування та конкретного інциденту, який розслідується. Так, акт може бути оформлений як звіт про нещасний випадок на виробництві, як висновок щодо порушення трудової дисципліни, як результат перевірки фінансово-господарської діяльності тощо.

Акт складається на підставі виявлення факту, який вимагає розслідування, при наявності достатніх підстав вважати, що сталося порушення або інший інцидент. Він може бути ініційований керівництвом організації, її власником, контролюючими органами або на підставі звернень працівників.

Сторонами в акті службового розслідування виступають особа або особи, що проводять розслідування, та особа або особи, в діяльності яких були виявлені порушення або які є свідками подій.

До оформлення акта висуваються певні вимоги: документ має бути складений об’єктивно і неупереджено, з викладенням всіх зібраних фактів та доказів, містити відомості про час, місце проведення розслідування, причини та обставини інциденту, прізвища та ініціали осіб, задіяних у розслідуванні, а також висновки та пропозиції.

Акт складається комісією або відповідальною особою, яка призначається керівництвом організації. Процес складання включає збір та аналіз інформації, допит свідків, оцінку документів та інші дії, необхідні для всебічного розслідування. Заключний акт підписується всіма членами комісії або відповідальною особою та затверджується керівником організації.

Приклади

Акт службового розслідування

Номер акту: 1

Дата: 20 липня 2023 року

Підприємство: Товариство з обмеженою відповідальністю «Альфа»

Місцезнаходження: м. Київ, вул. Оболонська, 1

Шкідлива дія або бездіяльність: Ненадійний облік товарних запасів

Працівник: Іванов Іван Іванович

Посадова посада: Завідувач складом

Факти, що стали підставою для проведення службового розслідування:

• 20 липня 2023 року під час проведення інвентаризації товарних запасів на складі Товариства були виявлені нестачі у кількості 1000 одиниць товару на загальну суму 100000 гривень.
• При проведенні службового розслідування було встановлено, що нестачі виникли внаслідок неналежного обліку товарних запасів Івановим Івановичем.

Висновки службового розслідування:

• Іванов Іванович вчинив дисциплінарний проступок, який полягає в неналежному обліку товарних запасів.
• Нестачі товарних запасів в кількості 1000 одиниць на загальну суму 100000 гривень є наслідком дисциплінарного проступку, вчиненого Івановим Івановичем.

Рекомендації за результатами службового розслідування:

• Іванову Івановичу слід накласти дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення з роботи.
• Необхідно провести додаткові заходи щодо підвищення рівня відповідальності працівників за належний облік товарних запасів.

Підписи учасників службового розслідування:

• Голова комісії з проведення службового розслідування: Петров Петро Петрович
• Член комісії з проведення службового розслідування: Сидоров Сидір Сидорович
• Працівник, щодо якого проводилося службове розслідування: Іванов Іван Іванович

Додаток:

• Протокол проведення інвентаризації товарних запасів
• Протокол допиту Іванова Івановича
• Інші документи, які були використані під час проведення службового розслідування

Примітки:

• Акт службового розслідування складається у письмовій формі та підписується усіма учасниками службового розслідування.
• Акт службового розслідування є документом, на підставі якого приймається рішення про прийняття до уваги або неприйняття до уваги дисциплінарного проступку працівника.
• Акт службового розслідування повинен містити такі відомості:
  • номер акту;
  • дата;
  • підприємство, де проводилося службове розслідування;
  • місцезнаходження підприємства;
  • шкідлива дія або бездіяльність працівника;
  • працівник, щодо якого проводилося службове розслідування;
  • посадова посада працівника;
  • факти, що стали підставою для проведення службового розслідування;
  • висновки службового розслідування;
  • рекомендації за результатами службового розслідування;
  • підписи учасників службового розслідування.

Приклад заповнення

У розділі “Факти, що стали підставою для проведення службового розслідування” слід зазначити такі відомості:

• дата виявлення шкідливої дії або бездіяльності;
• місце виявлення шкідливої дії або бездіяльності;
• вид шкідливої дії або бездіяльності;
• розмір завданих збитків.

У розділі “Висновки службового розслідування” слід зазначити такі відомості:

• чи вчинив працівник дисциплінарний проступок;
• який вид дисциплінарного проступку вчинив працівник;
• чи є шкідлива дія або бездіяльність працівника наслідком дисциплінарного проступку.

У розділі “Рекомендації за результатами службового розслідування” слід зазначити такі відомості:

• які заходи слід вжити щодо працівника, щодо якого проводилося службове розслідування;
• які заходи слід вжити для запобігання вчиненню таких правопорушень у майбутньому.

Створення шаблону Акта службового розслідування вимагає дотримання норм чинного законодавства України, зокрема, положень Кодексу законів про працю України, а також інших нормативно-правових актів, які регулюють питання проведення службових розслідувань у залежності від специфіки випадку. Нижче наведений узагальнений шаблон, який слід доповнювати та коригувати відповідно до конкретних обставин і вимог законодавства.

АКТ службового розслідування №

Місце складання: Дата: “_” 20 р.

Комісія у складі: Голова комісії: (ПІБ, посада) Члени комісії: (ПІБ, посада) (ПІБ, посада)

за участю: (ПІБ, посада особи, діяльність якої розслідується)

в присутності: (ПІБ, посада свідка)

на підставі: (наказу, розпорядження керівництва про проведення службового розслідування)

розглянула матеріали службового розслідування щодо: (вказати обставини, що вимагають розслідування, наприклад, “порушення трудової дисципліни”, “фактів шахрайства”, “несправності обладнання” тощо)

встановила:

Акт складено в одному екземплярі, який передається для прийняття рішення за компетенцією.

Голова комісії: (підпис) Члени комісії: (підпис) (підпис)

(ПІБ особи, діяльність якої розслідується, її підпис та відмітка про ознайомлення з актом)

Цей шаблон слугує лише як приклад і потребує адаптації до конкретних ситуацій та актуального законодавства. Для складання такого роду документації необхідно звернутися до кваліфікованого юриста, який зможе врахувати всі нюанси та забезпечити правову коректність документу.

Ось ще один шаблон Акту службового розслідування з посиланнями на відповідні закони України та прикладом заповнення:

АКТ службового розслідування

“01” березня 2023 р.

м. Київ

Комісія у складі: Голови комісії – Петренко П.П. Членів комісії – Іванов І.І., Сидоренко С.С. створена на підставі наказу від 28.02.2023 р. No56, розглянула факт порушення трудової дисципліни Семеновим С.С., менеджером з продажу ТОВ “Росток” – систематичне запізнення на роботу та передчасний вихід з роботи 28 січня та 10 лютого 2023 року, що підтверджено журналом реєстрації приходу та виходу працівників, пояснювальними записками та актами фіксації цих порушень.

Грубим порушенням трудової дисципліни слід вважати:

• систематичне запізнення на роботу та передчасний вихід з роботи без поважних причин;
• відсутність менеджера на робочому місці без поважних причин у робочий час.

(Підстава: Правила внутрішнього трудового розпорядку ТОВ “Росток” п. 45)

УЧАСНИКИ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ: Голова комісії Петренко П.П. Члени комісії: Іванов І.І. Сидоренко С.С.

Приклад заповнення: АКТ службового розслідування

“10” березня 2023 р. м. Київ

Комісія у складі:…

ВИРІШИЛИ:

1. Визнати, що менеджер з продажу Семенов С.С. порушив трудову дисципліну, а саме:

• 28 січня 2023 року прибув на роботу о 10:15 годині, запізнився на 1 годину 15 хвилин;
• 10 лютого 2023 року вийшов з роботи о 15:30 годині, на 1 годину 30 хвилин раніше закінчення робочого дня.

2. Зобов’язати Семенова С.С. надати пояснення щодо причин порушення трудової дисципліни протягом 2 робочих днів з дня ознайомлення з цим Актом.
3. За порушення, зазначені в п.1 цього Акту, накласти на Семенова С.С. дисциплінарне стягнення у вигляді догани згідно п.7 Правил внутрішнього трудового розпорядку ТОВ “Росток”.

Голова комісії: Члени комісії:

З Актом ознайомлений: Семенов С.С. “12” березня 2023 р.

Ось таким може бути шаблон Акту службового розслідування та приклад його заповнення.