Акт про вилучення для знищення документів

Існує кілька видів актів про вилучення для знищення документів, залежно від типу організації та характеру документів, що підлягають знищенню. Наприклад, можуть бути акти для знищення документів з грифом “Для службового користування”, акти для знищення бухгалтерських документів, акти для знищення кадрових документів тощо. Кожен з цих видів має свої особливості оформлення та процедури затвердження.

Необхідність у складанні акту про вилучення для знищення документів виникає, коли організація проводить планову або позапланову “чистку” своїх архівів. Це може бути пов’язано з закінченням встановлених законодавством термінів зберігання документів, необхідністю звільнення архівного простору, або ж з міркувань інформаційної безпеки. У будь-якому випадку, цей процес повинен бути ретельно задокументований, щоб уникнути можливих проблем у майбутньому.

Складання акту відбувається в умовах, коли експертна комісія організації вже провела оцінку документів і визначила, які з них підлягають знищенню. Це може бути непростий процес, особливо якщо мова йде про великі обсяги документів або документи, які містять конфіденційну інформацію. Важливо, щоб усі члени комісії були впевнені у правильності прийнятого рішення, адже після знищення документів їх вже неможливо буде відновити.

Сторонами в цьому документі виступають члени експертної комісії, які проводили відбір документів для знищення, керівник організації або підрозділу, який затверджує акт, а також особи, відповідальні за зберігання та знищення документів. Хоча вони не є безпосередніми “сторонами” в юридичному сенсі, їхня участь у процесі є ключовою для забезпечення законності та правильності процедури знищення документів.

Вимоги до оформлення акту про вилучення для знищення документів є досить суворими, оскільки цей документ може стати предметом перевірки контролюючими органами. Акт повинен містити повну назву організації, дату і місце складання, назву документа (“Акт про вилучення для знищення документів”), перелік документів, що підлягають знищенню, з зазначенням їх видів, дат створення, кількості справ або томів, термінів зберігання. Також в акті має бути зазначено підставу для знищення документів (наприклад, закінчення терміну зберігання), спосіб знищення (наприклад, шляхом подрібнення), дату знищення та прізвища і підписи членів експертної комісії.

Складання акту зазвичай здійснюється секретарем експертної комісії або іншим уповноваженим співробітником під керівництвом голови комісії. Цей процес вимагає уважності, акуратності та глибокого розуміння принципів документообігу та архівної справи. Важливо, щоб усі дані в акті були точними і відповідали реальному стану справ.

Після складання акт підписується всіма членами експертної комісії та подається на затвердження керівнику організації або підрозділу. У деяких випадках, особливо коли мова йде про документи тривалого зберігання, акт може потребувати погодження з архівними установами.

Акт про вилучення для знищення документів є відображенням складних процесів управління інформацією в сучасних організаціях. Він демонструє, що навіть процес знищення документів повинен бути ретельно регламентованим та задокументованим. Це підкреслює важливість кожного документа в житті організації, навіть якщо цей документ вже втратив свою актуальність.

Для співробітників, які беруть участь у складанні акту, це може бути непростим завданням, яке вимагає балансу між необхідністю звільнення архівного простору та забезпеченням збереження важливої інформації. Для керівництва організації підписання такого акту – це відповідальне рішення, яке може мати далекосяжні наслідки.

У контексті інформаційного права та захисту персональних даних акт про вилучення для знищення документів набуває особливого значення. Він стає гарантією того, що конфіденційна інформація, термін зберігання якої закінчився, буде належним чином знищена і не потрапить до сторонніх осіб.

Таким чином, акт про вилучення для знищення документів є важливим інструментом управління документообігом, який забезпечує законність та прозорість процесу знищення документів, захищає організацію від можливих претензій та забезпечує належний рівень інформаційної безпеки.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”
Код ЄДРПОУ 12345678

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ТОВ “Сонячний промінь”
О.І. Петренко
15.10.2024

АКТ
про вилучення для знищення документів

15.10.2024 м. Київ № 7

На підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, та Інструкції з діловодства ТОВ “Сонячний промінь” експертна комісія у складі:

Голова комісії: Коваленко І.П., заступник директора
Члени комісії: Сидоренко В.С., головний бухгалтер
Іваненко О.М., начальник відділу кадрів
Петренко Т.І., секретар

відібрала для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, наступні документи:

№ з/п | Заголовок справи або групи документів | Крайні дати | Номери описів | Кількість справ | Строк зберігання | Примітки
1 | Табелі обліку робочого часу | 2019 | 1-19 | 12 | 1 рік | ст. 408 Переліку
2 | Заяви працівників про надання відпусток | 2019 | 2-19 | 1 | 1 рік | ст. 515 Переліку
3 | Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи | 2019 | 3-19 | 1 | 3 роки | ст. 517 Переліку

Разом до знищення відібрано 14 (чотирнадцять) справ за 2019 рік.

Документи, внесені до акту, підлягають знищенню шляхом подрібнення.

Голова експертної комісії: [підпис] І.П. Коваленко

Члени експертної комісії: [підпис] В.С. Сидоренко
[підпис] О.М. Іваненко
[підпис] Т.І. Петренко

Документи в кількості 14 (чотирнадцять) справ знищено шляхом подрібнення.

Відповідальний за знищення документів
Начальник господарського відділу [підпис] М.М. Василенко

16.10.2024

Цей шаблон акту про вилучення для знищення документів враховує вимоги чинного законодавства України, зокрема Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

У документі вказано конкретні дати: дата складання акту (15.10.2024), дата затвердження акту директором (15.10.2024), дата фактичного знищення документів (16.10.2024). Ці дати є прикладом і мають бути замінені на актуальні при використанні шаблону.

Важливо звернути увагу на детальний опис документів, що підлягають знищенню, з зазначенням їх виду, періоду, кількості та строку зберігання відповідно до нормативних актів. Це забезпечує прозорість процесу та можливість перевірки правомірності знищення документів.

В акті чітко вказано склад експертної комісії, що підкреслює колегіальність прийнятого рішення про знищення документів.

Документ містить інформацію про спосіб знищення документів (шляхом подрібнення), що є важливим з точки зору захисту інформації.

При використанні цього шаблону необхідно адаптувати його до конкретної ситуації, враховуючи специфіку підприємства та види документів, що підлягають знищенню. Важливо, щоб усі дані в акті були точними та відповідали дійсності, оскільки цей документ може бути предметом перевірки контролюючими органами.

Також варто пам’ятати, що перед знищенням документів необхідно переконатися, що вони дійсно втратили практичне значення та їх термін зберігання закінчився. У разі сумнівів краще проконсультуватися з архівною установою або юристом.

Складено акт про вилучення для знищення документів, термін зберігання яких закінчився, відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та затвердженого Переліку типових документів зі строками зберігання.

Комісією у складі:
(ПІБ голови комісії), посада,
(ПІБ члена комісії), посада,
(ПІБ члена комісії), посада,

було проведено перевірку наявних документів, що підлягають знищенню, оскільки їх термін зберігання закінчився, і вони не мають подальшої цінності. На підставі перевірки, комісією вирішено вилучити для знищення наступні документи:

1. (Назва документа) – термін зберігання закінчився (дата).
2. (Назва документа) – термін зберігання закінчився (дата).
3. (Назва документа) – термін зберігання закінчився (дата).

Документи підлягають знищенню шляхом утилізації (вказати спосіб: спалювання, подрібнення тощо) відповідно до вимог чинного законодавства.

Дата складання акту: (дата)
Підпис голови комісії: (підпис)
Підписи членів комісії: (підписи)

Приклад заповнення:

Складено акт про вилучення для знищення документів, термін зберігання яких закінчився, відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та затвердженого Переліку типових документів зі строками зберігання.

Комісією у складі:
Петрова Олександра Сергійовича, начальника відділу архіву,
Коваленко Олени Іванівни, головного спеціаліста,
Грищенка Андрія Вікторовича, архівіста,

було проведено перевірку наявних документів, що підлягають знищенню, оскільки їх термін зберігання закінчився, і вони не мають подальшої цінності. На підставі перевірки, комісією вирішено вилучити для знищення наступні документи:

1. Журнал обліку вхідної кореспонденції – термін зберігання закінчився 01.07.2024.
2. Акти виконаних робіт за 2018 рік – термін зберігання закінчився 01.08.2024.
3. Договори про надання послуг за 2019 рік – термін зберігання закінчився 15.08.2024.

Документи підлягають знищенню шляхом утилізації відповідно до вимог чинного законодавства.

Дата складання акту: 20.09.2024
Підпис голови комісії: Петров О. С.
Підписи членів комісії: Коваленко О. І., Грищенко А. В.

Шаблон акту про вилучення для знищення документів

[Назва підприємства]

АКТ

№ [номер акту] від [дата]

про вилучення для знищення документів

Ми, нижче підписані, [посада 1] [прізвище 1, ім’я 1, по батькові 1] та [посада 2] [прізвище 2, ім’я 2, по батькові 2], склали цей акт про те, що сьогодні, [дата], проведено огляд документів, що зберігаються в архіві [назва відділу/підрозділу].

Згідно з переліком, складеним [дата], вилучено для знищення наступні документи:

• [Перелік документів з точним зазначенням їх назв, дат, номерів та інших ідентифікаційних ознак]

Вищезазначені документи підлягають знищенню на підставі [вказати нормативний документ, наприклад: Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5], оскільки строк їх зберігання закінчився [дата].  

Документи будуть знищені шляхом [вказати спосіб знищення, наприклад: шредерування] у присутності комісії у складі [перелік членів комісії].

Акт складено в двох примірниках, один з яких зберігається в справі про знищення документів, а другий – передається до архіву.

[Підписи членів комісії]

[Прізвище, ім’я, по батькові] [Підпис]

[Посада] [Дата]

[Прізвище, ім’я, по батькові] [Підпис]

[Посада] [Дата]

Приклад заповнення:

ТОВ “Соняшник”

АКТ

№ 123 від 15.03.2024

про вилучення для знищення документів

Ми, нижче підписані, начальник відділу кадрів Ковальчук Олена Василівна та головний бухгалтер Петренко Іван Петрович, склали цей акт про те, що сьогодні, 15.03.2024, проведено огляд документів, що зберігаються в архіві відділу кадрів.

Згідно з переліком, складеним 10.03.2024, вилучено для знищення наступні документи:

• Особові справи працівників, звільнених до 31.12.2019 року.
• Накази про прийняття на роботу та звільнення за період з 2015 по 2019 роки.
• Табелі обліку робочого часу за 2015 рік.

Вищезазначені документи підлягають знищенню на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, оскільки строк їх зберігання закінчився 31.12.2023 року.  

Документи будуть знищені шляхом шредерування у присутності комісії у складі начальника відділу кадрів Ковальчук Олени Василівни та головного бухгалтера Петренка Івана Петровича.

Акт складено в двох примірниках, один з яких зберігається в справі про знищення документів, а другий – передається до архіву.

Ковальчук О.В. [Підпис]

Начальник відділу кадрів 15.03.2024

Петренко І.П. [Підпис]

Головний бухгалтер 15.03.2024

Важливо:

• Перелік документів: Чітко вказати всі документи, які підлягають знищенню.
• Підстава для знищення: Посилатися на відповідний нормативний документ.
• Спосіб знищення: Вказати, яким чином будуть знищуватися документи.
• Комісія: Створити комісію для проведення процедури знищення.

Зверніть увагу:

• Перед знищенням документів необхідно переконатися, що вони не потрібні для подальшого використання.
• Знищення документів має проводитися відповідно до вимог законодавства.
• Акт про знищення документів є підтвердженням законності цієї процедури.

Законодавча база: Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Акт про вилучення для знищення документів

[Дата] року, [місяць] місяця

[Назва підприємства], [адреса підприємства]

Керівнику [назва підприємства],

Враховуючи потребу в знищенні документів, які більше не необхідні для виконання функцій підприємства, та відповідно до Закону України “Про державну службу” від 14.07.2011 р. та статті 34 Закону України “Про архивування” від 17.07.2017 р., ми постановляємо:

1. Вилучити для знищення наступні документи: [список документів].

2. Документи, які вилучені для знищення, повинні бути знищені за допомогою спеціальних засобів, передбачених законодавством України.

3. Керівництво підприємства зобов’язане забезпечити облік вилучених для знищення документів та облік їх знищення.

4. Акт про вилучення для знищення документів повинен бути підписаний керівником підприємства та секретарем підприємства.

[ім’я та прізвище]

Наступник [ім’я та прізвище]

[Повна назва підприємства]

[Державний реєстраційний номер підприємства]

[Дата підписання]