Акт про відсутність на роботі

Необхідність складання такого акту виникає тоді, коли працівник не з’являється на своєму робочому місці в робочий час без будь-яких пояснень або повідомлень. Зазвичай, це відбувається раптово та несподівано для роботодавця, що призводить до певних труднощів у функціонуванні виробничого процесу. У такій ситуації керівництво має право скласти відповідний акт для того, щоб підтвердити факт відсутності працівника та захистити інтереси компанії.

Сторонами, задіяними у процесі складання акту про відсутність, є роботодавець (або його представники) та працівник, який став об’єктом документування. Роботодавець, як правило, діє через своїх представників – безпосередніх керівників працівника, представників відділу кадрів або інших уповноважених осіб. Працівник, хоча формально і є стороною, але зазвичай не бере безпосередньої участі у процесі складання акту.

Для належного оформлення акту про відсутність необхідно дотримуватися певних вимог. У документі обов’язково повинні міститися дані про працівника (прізвище, ім’я, посада), дата та час відсутності, а також інформація про те, що працівник відсутній без поважних причин. Крім того, акт має бути підписаний представниками роботодавця, які засвідчують факт відсутності. У деяких випадках до акту можуть додаватися додаткові докази, такі як фотографії, відеозаписи або свідчення інших співробітників.

Процес складання акту про відсутність зазвичай ініціюється безпосереднім керівником працівника або представниками кадрової служби. Вони збирають необхідну інформацію, перевіряють факт відсутності та формують відповідний документ згідно з внутрішніми правилами та процедурами компанії. Далі, цей акт розглядається на вищих рівнях управління, і на його основі можуть бути застосовані певні санкції або дисциплінарні стягнення щодо працівника. Тож акт про відсутність є важливим інструментом забезпечення трудової дисципліни та підтримання ефективності роботи організації в цілому.

Приклади

Акт про відсутність на роботі

Ми, нижчепідписані, працівники [назва підприємства, установи, організації], склали цей акт про відсутність на роботі згідно з вимогами законодавства України.

Згідно зі статтею [номер статті] Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний повідомляти адміністрацію про відсутність на роботі протягом [число] календарних днів. У разі невідомості причин або нез’ясованості ситуації, адміністрація може скласти акт про відсутність на роботі для документування події.

Сьогодні, [дата], було зафіксовано відсутність на роботі працівника(ів) [прізвище, ім’я, по батькові] без повідомлення адміністрації про причину відсутності.

Працівник(и) буде(уть) попрошені надати письмове пояснення причини відсутності на роботі протягом [число] календарних днів.

Підстава: вимоги статті [номер статті] Кодексу законів про працю України.

Дата:

Підпис керівника: Підпис працівника:

Приклад заповнення:

Акт про відсутність на роботі

Ми, нижчепідписані, працівники ТОВ “Прогрес”, склали цей акт про відсутність на роботі згідно з вимогами законодавства України.

Згідно зі статтею 126 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний повідомляти адміністрацію про відсутність на роботі протягом двох календарних днів. У разі невідомості причин або нез’ясованості ситуації, адміністрація може скласти акт про відсутність на роботі для документування події.

Сьогодні, 20.05.2024, було зафіксовано відсутність на роботі працівника Іванова Петра Петровича без повідомлення адміністрації про причину відсутності.

Працівник буде попрошений надати письмове пояснення причини відсутності на роботі протягом трьох календарних днів.

Підстава: вимоги статті 126 Кодексу законів про працю України.

Дата: 20.05.2024

Підпис керівника: Підпис працівника:

Шаблон Акту про відсутність на роботі

[Місто, Дата]

[Назва підприємства]

[Адреса підприємства]

АКТ

про відсутність на роботі

Цього дня, [дата], комісією у складі:

• [ПІБ голови комісії], [посада] – голова комісії;
• [ПІБ члена комісії 1], [посада] – член комісії;
• [ПІБ члена комісії 2] (якщо є), [посада] – член комісії,

було складено цей акт про таке:

[ПІБ працівника], [посада], [дата] не з’явився(лася) на робочому місці протягом [вказати проміжок часу, наприклад, 4 години] робочого дня.

Під час складання цього акту було встановлено:

• [ПІБ працівника] не повідомляв(ла) про причини своєї відсутності;
• [ПІБ працівника] не надавав(ла) документів, які б підтверджували поважну причину відсутності;
• [Вказати інші факти, які стосуються відсутності працівника, наприклад, свідчення інших працівників, дані з системи відеоспостереження тощо].

На підставі вищевикладеного, комісія робить висновок:

[ПІБ працівника], [посада], [дата] був(ла) відсутній(ня) на робочому місці без поважної причини.

Голова комісії:

[ПІБ голови комісії]

[Підпис]

Члени комісії:

[ПІБ члена комісії 1]

[Підпис]

[ПІБ члена комісії 2] (якщо є)

[Підпис]

[Дата]

Ось шаблон акту про відсутність на роботі, з указанням відповідних законів України та прикладів заповнення:

Акт про відсутність на роботі

Ми, [ПІБ керівника], керівник [назва підприємства], з місцем розташування [адреса підприємства], та [ПІБ працівника], працівник [назва підприємства], заявляємо, що [ПІБ працівника] був відсутній на роботі з [дата початку відсутності] по [дата закінчення відсутності].

Причина відсутності – [причина відсутності, наприклад, хвороба, сімейні обставини тощо].

Під час відсутності [ПІБ працівника] не виконував свої обов’язки на посаді [посада].

Дата підписання: [дата підписання]

Підписи:

[Підпис керівника] [Підпис працівника]

Примітка: перед підписанням акту керівник та працівник повинні прочитати та зрозуміти умови акту про відсутність на роботі.

Приклад заповнення:

Ми, Іваненко Іван Іванович, керівник ТОВ “Українська торгівля”, з місцем розташування вул. Хрещатик, 50, м. Київ, та Петренко Петро Петрович, працівник ТОВ “Українська торгівля”, заявляємо, що Петренко Петро Петрович був відсутній на роботі з 10.02.2023 по 15.02.2023.

Причина відсутності – хвороба.

Під час відсутності Петренко Петро Петрович не виконував свої обов’язки на посаді інженера.

Дата підписання: 16.02.2023

Підписи:

Іваненко Іван Іванович Петренко Петро Петрович