Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої

71

Просмотров

Просмотров

Добавить в избраное

За своєю суттю цей документ є дещо спантеличеним – з одного боку, він дуже простий і лаконічний, а з іншого – має велике юридичне значення. Адже саме він фіксує момент передачі документів, що тягне за собою зміну відповідальної сторони за їх збереження та використання. Тому до його оформлення ставляться високі вимоги.

Акт складається комісією у двох примірниках – для кожної із сторін по одному. Зазвичай його друкують на офіційних бланках або оформлюють у вигляді протоколу засідання комісії. У вступній частині вказується підстава для передачі документів – реорганізація, зміна функцій, порядок передачі справ до архіву тощо. Далі йде стисла передмова з зазначенням номенклатурних одиниць, строків їх зберігання та загальної кількості справ.

Основна частина акту – це таблиця, де наводяться точні назви справ із зазначенням їх індексів, строків зберігання, крайніх дат документів та номерів томів чи аркушів. Ця інформація деталізується максимально точно за кожною номенклатурною одиницею, що дозволяє повною мірою ідентифікувати передані справи. Підраховується загальна кількість справ, що передається.

В кінці акту зазначається дата його складання, прізвища, посади та підписи членів комісій обох установ. Завіряється акт відбитками печаток. Підписи членів комісій мають право скріплення документів – цим засвідчується законність передачі справ. Після цього один примірник акту передається установі, яка прийняла документи, а другий залишається в передавальної сторони.

Таким чином, акт приймання-передавання виконує важливу юридичну функцію – засвідчує перехід прав та обов’язків над документами. Його наявність виключає плутанину та непорозуміння щодо відповідальності за зберігання певних справ. Вкрай важливим є дотримання всіх вимог при його складанні, адже це запорука безперебійного руху документації та припинення чи продовження відповідальної сторони за цілісність документів.

Приклади

АКТ приймання-передавання справ (документів) від Державної установи “Назва установи” до Державного архіву Київської області

(Складений відповідно до Правил передавання документів Національного архівного фонду України на постійне зберігання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 05.03.2020 № 833/5)

На підставі наказу Керівника Державної установи “Назва установи” від 25.03.2024 № 14 “Про передавання документів до Державного архіву Київської області” комісія у складі:

Від Державної установи “Назва установи”: Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Члени комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Прізвище, ім’я, по батькові, посада

Від Державного архіву Київської області: Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Члени комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада
Прізвище, ім’я, по батькові, посада

Прийняла-передала згідно з описами фонду № документів постійного зберігання та з оголошенням термінів зберігання з 1990 по 2015 роки.

№ cправи Заголовок справи Крайні дати Кількість Строк документів аркушів зберігання

01-02 Накази керівника з 1992-1997 205 Постійно основної діяльності

04-16 Річні плани роботи 1993-2010 112 Постійно

06-28 Протоколи засідань 1999-2014 478 Постійно методичної ради

09-04 Особові справи 1990-2001 164 75 років звільнених працівників

11-03 Фінансова звітність 2005-2013 295 Постійно

Разом: справ постійного зберігання – 18, тимчасового (75 р.) – 8 Всього: 26 справ, за 1990-2015 роки

Справи укомплектовані, оформлені належним чином і підлягають прийманню на державне зберігання.

Передав:

Голова комісії Особистий підпис П.П.Петренко

Члени комісії Особисті підписи

Прийняв:

Голова комісії Особистий підпис І.І.Іваненко

Члени комісії Особисті підписи

Акт складено у двох примірниках

Дата складання акту: 20 квітня 2024 року

М.П. М.П.

Шаблон “Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої” може мати такий вигляд:

Цей акт є документом, який підтверджує приймання та передавання справ (документів) між установами відповідно до чинного законодавства України.

Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої

[Місце складання акту]

[Дата]

№ [номер акту]

Акт про приймання-передавання справ (документів)

[Назва установи, яка передає справи (документи)]

в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з одного боку,

та

[Назва установи, яка приймає справи (документи)]

в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з іншого боку,

склали цей акт про таке:

1. [Назва установи, яка передає справи (документи)] передає, а [Назва установи, яка приймає справи (документи)] приймає наступні справи (документи):

№ п/п	Назва справи (документа)	Кількість томів	Кількість справ
1	[Назва справи (документа)]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
2	[Назва справи (документа)]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
3	[Назва справи (документа)]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
…	…	…	…

2. Передані справи (документи) оглянуті комісією, що складається з:

[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – голова комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії.

3. Передані справи (документи) в належному стані, без пошкоджень, у повному комплекті.

4. Цей акт складено в [кількість] екземплярах, по одному для кожної сторони.