Акт приймання-передачі матеріальних цінностей працівнику

Навіщо він потрібен?

За яких умов його складають?

1. При виділенні працівнику службової техніки, інструментів, форми одягу тощо.
2. При поверненні матеріальних цінностей назад організації після їх використання.
3. При виникненні потреби в обліку і контролі за матеріальними цінностями.

Хто виступає сторонами в документі?

1. Організація (її представник) – зазвичай відділ кадрів, бухгалтерія або інший відповідальний відділ/посадова особа.
2. Працівник, якому передаються матеріальні цінності.

Які вимоги до оформлення?

1. Назва документа (Акт приймання-передачі матеріальних цінностей).
2. Дата та місце складання.
3. Перелік передаваних матеріальних цінностей з усіма необхідними характеристиками (назва, кількість, ціна, інші особливості).
4. Підписи обох сторін та їх реквізити.
5. За наявності – акт може містити інші додаткові поля, наприклад, термін повернення матеріальних цінностей.

Хто і як його складає? Акт зазвичай складає відповідальна посадова особа організації. Після цього акт пред’являється працівнику для ознайомлення з його змістом. У разі згоди обидві сторони ставлять свої підписи під документом, чим підтверджують згоду з усіма його пунктами.

Цей документ слід зберігати в організації протягом встановленого законодавством терміну з метою документального підтвердження передачі матеріальних цінностей.

Приклади

АКТ ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАЧІ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ

Місце складання: [Назва організації / Адреса] Дата: [дд.мм.рррр]

Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” ми, нижчепідписані:

Відповідальний за передачу: [Прізвище, Ім’я, Посада]

Працівник, якому передаються матеріальні цінності: [Прізвище, Ім’я, Посада / Дільниця / Відділ]

підтверджуємо факт приймання-передачі наступних матеріальних цінностей:

| № | Назва матеріальної цінності | Кількість | Одиниця виміру | Примітка |

| 1 | [Наприклад, Ноутбук Dell Inspiron] | 1 | шт. | [Наприклад, Серійний номер: 123456789] | | 2 | [Наприклад, Офісне крісло] | 1 | шт. | – |

Матеріальні цінності передані в належному стані.

Працівник зобов’язується використовувати матеріальні цінності відповідно до їх призначення, дотримуватися правил експлуатації та зберігати їх. В разі пошкодження або втрати матеріальних цінностей працівник зобов’язаний відшкодувати завдані збитки відповідно до чинного законодавства України.

Після закінчення терміну користування або за вимогою адміністрації працівник зобов’язаний повернути матеріальні цінності в стані, придатному для подальшого використання.

[Підпис відповідальної особи] [Прізвище та ініціали]

[Підпис працівника] [Прізвище та ініціали]

Цей акт складено у двох примірниках, по одному для кожної із сторін.

Акт приймання-передачі матеріальних цінностей

Дата: 2023-03-08

Місце: м. Київ, вул. Хрещатик, 1

Передав:

ПІБ: Іваненко Іван Іванович Посада: Директор

Прийняв:

ПІБ: Петров Петро Петрович Посада: Касир

Матеріальні цінності:

• Кількість: 1 шт.
• Найменування: Ноутбук HP
• Серійний номер: 1234567890
• Стан: Новий
• Вартість: 10 000 грн.

Сторони підтверджують, що матеріальні цінності передані в належному стані і готові до використання.

Передав:

Іваненко Іван Іванович

Прийняв:

Петров Петро Петрович

Примітка:

• Цей акт є підставою для бухгалтерського обліку матеріальних цінностей.
• У разі пошкодження або втрати матеріальних цінностей винна сторона зобов’язана відшкодувати їхню вартість.

Закони, які регулюють передачу матеріальних цінностей:

• Цивільний кодекс України
• Господарський кодекс України
• Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”

Приклади заповнення акту:

• При передачі матеріальних цінностей на склад підприємства акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається на складі, а інший – у бухгалтерії.
• При передачі матеріальних цінностей працівнику акт заповнюється в одному примірнику і підписується працівником та бухгалтером.
• При передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання акт заповнюється в двох примірниках: один примірник зберігається у працівника, а інший – у бухгалтерії.