Як створити приватну архівну установу

Хто та в якій формі може створити ПАУ

Одразу варто зазначити що, чинне законодавство чітко закріплює право фізичних та юридичних осіб на створення приватної архівної установи (далі – ПАУ). Так, ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі - Закон про НАФ) — зазначає, що архівним установам, котрі засновані фіз- та/або юрособами приватного права, дозволено зберігати архівні документи, що не належать державі та територіальним громадам (ст. 33 Закону про НАФ). Строки зберігання архівних документів у зазначених архівних установах визначаються договором, укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником особою, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. Договором визначається також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

Дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до документів Національного архівного фонду контролюється центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним державною архівною установою.

Водночас в Законі про НАФ нічого вказується про коло осіб — засновників ПАУ, ні про організаційно-правові форми, у яких ПАУ можуть діяти.

Спеціальний підзаконний акт, що містить вимоги до діяльності ПАУ та регулює процедуру контролю за ними, затверджений Державним комітетом архівів України від 30.07.2007 № 113 (далі - Порядок № 113) також не встановлює жодних вимог чи обмежень до складу засновників та форми ПАУ.

А тому керуючись принципом «дозволено все, що не заборонено законом», можна резюмувати, що ПАУ можуть створюватися будь-якими суб’єктами приватного права: як фіз-, так і юрособами або ж ними одночасно, без певних обмежень щодо їх числа та співвідношення.

Так само лояльно законодавець ставиться й до організаційно-правової форми ПАУ. Тож у цих питаннях засновники ПАУ є вільними і мають пам’ятати лише про необхідність виконувати загальні вимоги законодавства до тієї організаційно-правової форми, яку вони оберуть (водночас в ЄДРПОУ можна виділити зареєстровані ПАУ у вигляді ТОВ, приватної організації (установи, закладу). До речі, до ПАУ зарахуємо й приватне архівне зібрання, тобто зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб.

Алгоритм держреєстрації має починатися з реєстрації ПАУ як юридичної особи відповідно до вимог ЗУ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про держреєстрацію).

Крім вимог Закону про держреєстрацію, слід зважати на деякі особливості, згадані в Порядку № 113. Зокрема:

• при формулюванні в установчих документах мети діяльності ПАУ слід виходити з того, що, відповідно до п. 2.1 Порядку № 113, ПАУ створюють для постійного та тимчасового зберігання архівних документів, що не належать державі, територіальним громадам, користування документами з службовою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Тому рекомендуємо використовувати саме таке формулювання мети;
• не пізніше ніж протягом місяця після створення засновники ПАУ зобов’язані повідомити державну архівну установу у зоні комплектування якої вона перебуває, про створення архівної установи (п. 2.5 Порядку № 113);
• щорічно подавати державній архівній установі паспорт ПАУ, Він призначений для сумарного обліку архівних документів, що зберігаються в ПАУ, а також у ньому вказують відомості про архівосховища та працівників (п. 2.6. Порядку №113).

Вимоги до діяльності ПАУ

По-перше, важливо пам’ятати, що ПАУ мають право зберігати лише архівні документи, що належать приватним особам (фізичним та юридичним). Документи НАФ та з особового складу також можуть передаватися на зберігання до ПАУ, однак лише в упорядкованому стані за описами, погодженими експертно-перевірною комісією державної архівної установи (п. 2.1 Порядку № 113). Іншими словами, без погодження з останньою зберігання таких документів ПАУ забороняється.

Крім Порядку № 113 ПАУ у своїй діяльності повинні керуватися наступними нормативно-правовими актами з архівної справи: Законом про НАФ, Переліком № 578 щодо строків зберігання документів.

Документи до ПАУ можуть передавати з переходом права власності, або лише на зберігання на підставі договорів між власником цих документів чи уповноваженими ним особами і відповідною приватною архівною установою.

Конкретні умови зберігання документів визначають у договорах, між ПАУ та її клієнтами. Ці договори повинні встановлювати: строки зберігання й умови забезпечення збереженості архівних документів, права власності на них, умови користування, порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися,порядок їхнього подальшого зберігання в разі ліквідації ПАУ та, на розсуд сторін, інші необхідні умови (п. 2.3 Порядку № 113).

Передання документів підтверджуватиметься актом приймання-передачі. Його складають у двох примірниках, по одному для кожної зі сторін.

У разі припинення (ліквідації) ПАУ

Бажаючи припинити діяльність, ПАУ повинні завчасно повідомити про це відповідну Державну архівну установу та власників архівних документів. Строки такого інформування не конкретизовано. Також ПАУ доведеться поспілкуватися з Держархівом у разі знищення архівних документів, строк зберігання яких закінчився. Адже на неї покладено обов’язок скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, і погодити його з Держархівом.

Контроль за діяльністю

Діяльність ПАУ щодо дотримання вимог законодавства у сфері архівної справи контролюють державні архівні установи.

Перевірку на профпридатність ПАУ проходить через рік після створення (надалі не рідше ніж один раз на п'ять років). Її здійснюватимуть державні архівні установи. Її успішне проходження не привід розслаблятися, адже вони відбуватимуться періодично: не рідше одного разу на п’ять років. Зазначимо, такі перевірки будуть плановими, тобто ПАУ заздалегідь повідомлять про мету й терміни перевірки.

Межі таких перевірок чітко визначено п. 3.6 Порядку № 113. А саме, під час перевірки обстежують і аналізують:

• організаційно-правовий статус ПАУ;
• забезпечення збереженості архівних документів, наявність обладнаних архівосховищ, дотримання строків зберігання архівних документів, не внесених до НАФ, умови та режими зберігання, фізичний стан документів тощо;
• стан обліку документів, порядок ведення основних облікових документів, наявність і якість довідкового апарату;
• дотримання режиму доступу до документів НАФ, а також забезпечення збереженості документів у процесі користування ними.

Результати перевірок втіляться в довідці

У ній, серед іншого, зазначають дату й завдання перевірки, загальні висновки, недоліки та пропозиції щодо їх усунення. Якщо будуть виявлені недоліки чи висловлені зауваження, керівник ПАУ повинен розробити план заходів щодо поліпшення роботи з документами.

Отже, діючи в межах правового поля та грамотно використовуючи його норми, ПАУ можуть працювати ефективно, приносячи користь клієнтам та прибутки їх власникам.

Відповідальність за недбале збереження архівних документів

Відповідно до п. 3.8 Порядку № 113 у разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконного вивезення за межі України або незаконної передачі іншій особі архівних документів, а також порушення порядку щодо доступу до зазначених документів та інших порушень законодавства про НАФ та архівні установи, працівники приватних архівних установ несуть відповідальність передбачену КУпАП ККУ.

Адміністративна відповідальність

За недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до них застосовують:

• на громадян - попередження або адмінштраф у розмірі від 51 до 119 грн;
• до посадових осіб - попередження або адмінштраф від 85 до 170 грн;
• за повторне порушення протягом року - громадян чекає штраф від 119 до 340 грн, а посадових осіб - від 170 до 680 гривень (ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, далі - КУпАП).

Стягнення накладає районний, районний у місті, міський чи міськрайонний суд, а протокол може скласти посадові особи органів управління архівною справою і діловодством (ст. ст. 221 255 КУпАП).

Кримінальна відповідальність

Вона передбачена за умисне знищення, пошкодження чи приховування приватних документів, що знаходяться на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих целях1 чи в інших особистих інтересах (ст. 357 Кримінального кодексу України, далі - ККУ).

Також є відповідальність за умисне знищення, пошкодження або приховування документів Національного архівного фонду, тобто архівних документів, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою і які підлягають державному обліку і зберіганню (ст. 298-1 ККУ). Тут санкція - штраф від 50 до 100 НМДГ (від 850 до 1700 грн.) або арешт на строк до шести місяців. За ті ж дії, вчинені щодо унікальних документів Національного архівного фонду, - позбавлення волі на строк до трьох років. А за вчинене службовою особою з використанням службового становища - позбавлення волі на строк від трьох до п'яти років.

Висновки

1. Чинне законодавство України передбачає створення ПАУ фіз- та/або юрособами приватного права. Оскільки організаційно-правова форма господарювання при створені ПАУ в законодавстві не визначена, можемо взяти до уваги інформацію з ЄДРПОУ стосовно діючих ПАУ, які зареєстровані в формі ТОВ, приватної організації (установи, закладу).

2. В статуті ПАУ необхідно вказати, що така юридична особа створюється з метою постійного та тимчасового зберігання архівних документів, що не належать державі, територіальним громадам, користування документами із службовою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян, а також вказати територію зберігання архівних документів (м. Київ та Київська область, або ж поширює свою діяльність на всю територію України).

3. До видів економічної діяльності ПАУ необхідно включити:

• Код КВЕД 85.59 Інші види освіти, н. в. і. у.;
• Код КВЕД 91.01 Функціювання бібліотек і архівів (основний);
• Код КВЕД 96.09 Надання інших індивідуальних послуг, н. в. і. у.;
• Код КВЕД 63.11 Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах і пов'язана з ними діяльність;
• Код КВЕД 63.99 Надання інших інформаційних послуг, н. в. і. у.

4. Передача документів до ПАУ здійснюється шляхом укладеного між сторонами договору, який має встановлювати: строки зберігання й умови забезпечення збереженості архівних документів, права власності на них, умови користування, порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, порядок їхнього подальшого зберігання в разі ліквідації ПАУ та, на розсуд сторін, інші необхідні умови.

5. В договорі обов’язково слід прописати розділ щодо передачі конфіденційної інформації працівників виключно таким особам, які мають право на її отримання відповідно до Закону.

6. Строк (строкове, безстрокове) зберігання та ціна за отримання документів на зберігання узгоджується між сторонами в договорі.

7. Щодо приміщення ПАУ, то до нього застосовуються загальні вимоги, які висуваються до приміщень з урахуванням техніки безпеки, строки зберігання визначені в Переліку № 578, однак потрібно виходити із умов договору.

8. Обов’язки:

• Не пізніше ніж протягом місяця після створення засновники ПАУ зобов’язані повідомити державну архівну установу у зоні комплектування якої вона перебуває (тобто за місцем реєстрації юр. особи, (напр. – Державний архів Тернопільської області)), про створення архівної установи (п. 2.5 Порядку № 113);
• У разі наявності документів у ПАУ, остання повинна щорічно подавати державній архівній установі (тобто за місцем реєстрації юр. особи, (напр. – Державний архів Тернопільської області)) паспорт ПАУ, Він призначений для сумарного обліку архівних документів, що зберігаються в ПАУ, а також у ньому вказують відомості про архівосховища та працівників (п. 2.6. Порядку №113).

9. За видачу документів ПАУ можете отримувати оплату, проте під видом послуги слід вказувати «за зберігання документів» (аж ніяк не «за передачу довідки про заробітну плату та ін.»).

Автор статті: Ткаченко Артем Васильович