Як написати хороші пояснення для розблокування податкових накладних

Хочете знати як підготувати пояснення ТАК, щоб Вам ТОЧНО розблокували накладну?
Зараз я Вам це розкажу…

Умовно розблокування податкових накладних можна поділити на три етапи:

1. Подання повідомлення з поясненнями
2. Звернення із скаргою до ДПС України
3. Та Оскарження відмови у суді

Перші два етапи на практиці називають «адмін оскарженням», а третій – судовим. Тут важливо розуміти, що змінити цей порядок – неможливо. Кожен етап є логічним та послідовним. Щоправда, Ви можете пропустити 2-й етап, Скаргу до ДПС і одразу писати позов в адмін суд. 

Багато хто помилково вважає, що скаржитись до центральної ДПС сенсу немає, і що вона ніколи не піде проти рішень своїх же обласних підрозділів. Однак на практиці це не так і дуже часто скарги спрацьовують.  Особливо, якщо відмова стосувалась неподання одного-двох документів, про які Ви просто ЗАБУЛИ на ПЕРШОМУ ЕТАПІ.

Але в будь якому разі, все починається із подання пояснень. Саме після їх прийняття податковою, вона виносить РІШЕННЯ про реєстрацію або про відмову у реєстрації накладної, яке Ви будете оскаржувати далі до ДПС або до СУДу. До цього податкова тільки ЗУПИНЯЄ реєстрацію Вашої накладної і сам по собі цей факт не може бути оскаржений. 

Із нашої, і не тільки, практики, ДІЙСНО ПРАВИЛЬНЕ подання Повідомлення з поясненнями з високою долею вірогідності призведе до розблокування Вашої накладної та реєстрації її в реєстрі. Але для цього треба знати декілька Важливих речей. 

Готові їх почути?

Так, почнемо з того, що у Вам на руки приходить Квитанція №2, в якій зазначено, що документ прийнято, але реєстрацію зупинено, у зв’язку з відповідністю Вас чи самої операції конкретному критерію ризиковості.

Це Ваша відправна точка. 

Але як Ми і казали у попередніх відео, обов’язково переглянете, вони у нас на каналі а також посилання в описі, Квитанція №2 містить тільки формальну інформацію, і зрозуміти з неї чому саме Вам заблокували накладну неможливо. 

Перше, що ВИ ВЗАГАЛІ МАЄТЕ ЗРОБИТИ, це уважно переглянути Вашу податкову накладну. Подивіться чи все вірно Ви заповнили, чи правильну вибрали номенклатуру, код товару чи послуги. 

Дуже часто до нас звертаються Клієнти із заблокованими накладними і ми вже під час першої розмови вказуємо їм на помилки в накладній та допомагаємо швидко вирішити їхню ситуацію. Для них ці помилки здавались не очевидними, але ми бачимо їх одразу. 

Ви також маєте розуміти, що якщо Ви самостійно знайдете помилку в накладній, то її вже не потрібно «розблоковувати» чи «оскаржувати». Така накладна має бути визнана як помилкова, а по цій операції Ви реєструєте нову накладну.

Але робити це треба дуже обережно і з розумінням справи, оскільки повторна реєстрації податкової накладної по одній і тій самій операції може бути сприйнята ДПС, як задвоєння зобов’язань по ПДВ. 

Цікаво, що є бухгалтери які практикують повторні подачі накладних як такий метод розблокування накладних, але на нашу думку це невиправданий ризик. Існує безпечний і правильний шлях, чому б не користуватися ним. 

Якщо Ви перевірили накладну і власних помилок там не виявили, тоді читаємо причину зупинення реєстрації, яку вказала податкова у Квитанції.

Як я і казав, ви не побачите там конкретики.

Але принаймні Ви дізнаєтесь ОДНУ З ДВОХ причин блокування. 

Таким чином, знаючи причину блокування, можна приймати рішення по подальшій стратегії.

Наприклад, якщо причиною блокування стала відповідність Вашого підприємства критеріям ризиковості платника – тоді є сенс спершу знімати ризиковість з підприємства. 

У випадку блокування по першому критерію ризиковості операцій – потрібно обов’язково подавати таблицю даних платника ПДВ по заблокованому коду. 

До речі детально про подання таблиці та перший критерій ризиковості ми говорили у цьому відео, обов’язково перегляньте, там дуже багато корисних та практичних порад: 

Так. І тільки тепер коли Ви впевнились що у Вашій заблокованій накладній немає помилок, Ви визначили причину блокування та зробили всі підготовчі дії, наприклад, подали таблицю, можна переходити до підготовки Пояснень для розблокування Ваших податкових накладних.

Подавати їх Ви будете до Головного управління податкової по місцю Вашого обслуговування. 

Саме комісія при ЦЬОМУ УПРАВЛІННІ буде розглядати Ваші пояснення, і приймати рішення про реєстрацію чи відмову у реєстрації Вашої податкової накладної.

Повна і правильна назва документу який Ви маєте подати звучить так: «Повідомлення про подання пояснень та копій документів щодо податкових накладних/розрахунків коригування, реєстрацію яких зупинено».

Власне, якщо Ви на нього подивитесь, то сам він є уніфікованої форми, досить легкий по заповненню і, оскільки він може подаватись лиш в електронній формі, то більшість даних заповняться автоматично.

У цій формі є лише одна невеличка графа з назвою «Пояснення», де за ідеєю податківців платник повинен викласти всі свої думки, роз’яснити в чому полягала господарська операція і чому він не згоден із зупиненням реєстрації накладної.

Очевидно, що трьох рядочків для цього замало, тому на практиці Пояснення викладаються окремим документом довільної форми і долучаються до цього повідомлення разом з іншими додатками.

Тепер увага: що зазначати в поясненнях і які документи долучати? Одразу скажу, що тут важливо знайти баланс.  У своїй практиці ми зустрічали різні так би мовити підходи до формування пояснень і переліку документів, що додаються до них.

Одні підприємства долучають дуже багато документів про десятки різних операцій з різними покупцями та постачальниками, з якими вони співпрацюють, навіть якщо вони не мають жодного відношення до заблокованої операції.

На противагу цьому інші підприємства залежно від того по якій «першій події» складено накладну долучають просто платіжне доручення, що «надійшли кошти», або видаткову накладну чи акт (що відбулась поставка) без зайвих пояснень і все. Очевидно, що цього виявилось замало, тому що взагалі не було зрозуміло що була за операція і хто її виконував, де, на якій матеріальній базі і т.д.

В подальшому, вже через суд, нам звичайно вдається добитись позитивного рішення і для таких Клієнтів, однак це потребує дуже великих об’ємів роботи з нашого боку. Та нажаль пов’язано із ризиками відмови.

Тож, щоб не створювати собі та нам зайвих проблеми, розберемо, як правильно скласти пояснення і які документи слід до них долучити.

Умовно зміст пояснень, які ми готуємо при розблокуванні, можна поділити на такі частини:

1. Перше: Загальний опис діяльності підприємства, його КВЕД, реєстраційні дані, тощо.
2. Другий пункт – це безпосередньо сама операція, по якій заблоковано накладну, яка включає опис відносин з контрагентом та саму хронологію подій, які стали передумовою складення податкової накладної
3. Третє: опис відносин з постачальниками товарів чи послуг: показати в кого закуповується сировина чи товари, хто надає Вам послуги чи виконує роботи, які в подальшому використовуються при здійсненні тієї діяльності по якій складена накладна, кого Ви залучаєте і т.д.
4. Четверте – це Ваша матеріальна база і кадрове забезпечення. Тут не потрібно показувати всю нерухомість, яка у Вас є, чи надавати документи по ста працівниках: фокус має бути на ресурсах та штаті, який безпосередньо був залучений до діяльності по заблокованій накладній. Обов’язково перевірте чи по всіх основних засобах у Вас подано 20-ОПП – дуже часто це є проблемою.

От саме це мають бути основні складові Ваших пояснень, які Ви додаєте до повідомлення. Очевидно, що це все потрібно викладати в максимально зручній для сприйняття формі, за можливості та потреби використовувати таблиці чи схеми. 

Ви маєте враховувати, які об’єми роботи в комісій, що розглядають ці документи, і що це Ви маєте бути зацікавлені, що ДПС побачила все, що їй треба побачити.

Аналогічними правилами (зручність і достатність) слід керуватись при обранні додатків, які Ви долучатимете. Їх не має бути забагато, але вони повинні відображати всі обставини, які Ви описуєте у поясненнях. 

Ми радимо їх структурувати та згрупувати при завантаженні, а загальний перелік навести вкінці пояснень. 

Якось спеціально їх завіряти не потрібно, єдине важливо сканкопії знімати саме з оригіналів документів із усіма заповненими реквізитами.

До речі, законодавство дозволяє подавати одне повідомлення одразу по декількох заблокованих накладних. Робити це так, чи подавати окремо – приймати рішення Вам. В даному випадку стратегія повинна обиратись залежно від конкретної операції та доцільності. 

На підготовку цих пояснень і формування «ідеального» пакету документів законодавство нам дає аж 365 днів. Тому поспішати не потрібно, краще все зробити правильно.

Тому що у Вас є лише одна спроба. 

І якщо ще на цьому етапі Ви забудете щось написати або не додасте якийсь важливий документ – тоді у Вас будуть великі проблеми і на судовому етапі: тому що ви будете оскаржувати рішення податкової винесене на підставі того, що Ви подали або не подали.

І якщо податкова у Ваших поясненнях не бачила того одного потрібного документу її відмова може бути визнана правомірною. Саме тому ми й акцентуємо увагу на важливості ретельного підходу до розблокування накладної із самого-самого початку. Ваше повідомлення має бути розглянуте протягом 5 робочих днів. У зв’язку із війною, ці строки звичайно можуть затримуватись, однак не критично.

У висновку Ви отримуєте Рішення, форма якого затверджена Наказом Мінфіну №520, і яке називається Рішення про реєстрацію / відмову в реєстрації податкових накладних/ розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Прийняте по Вас позитивне чи негативне рішення Ви дізнаєтесь не з назви, а із самого рішення. 

Під табличною частиною, яка містить реквізити податкової накладної та сторін по ній, зазначено «Прийнято рішення про» і далі стоїть двокрапка. Після чого хрестиком відмічено буде один з пунктів: «реєстрацію» чи «відмову у реєстрації». 

Сподіваємось що Все зробите правильно і побачите там саме рішення про реєстрацію.

Якщо ж Вам відмовлено, то сама причина буде зазначатись нижче і тут все теж зводиться здебільшого до хрестика навпроти заготовлених цитат із законодавства. Але ще слід не упускати з виду графу «Додаткова інформація» вкінці рішення, де податківці часто роз’яснюють і конкретизують – що саме не так чи чого не вистачило.

У випадку відмови Вам потрібно готуватися до наступного етапу – оскарження рішення. Ми радимо спочатку все ж таки оскаржувати його до ДПС, а тільки потім до суду. Але це вже тема для наступного разу.

Андрій Трамбовецький
Юридична компанія ІНСЕНТА