Як ФОПу правильно оформлювати трудові відносини та вести кадровий документооборот

Тривалий час існувала думка стосовно того, що нібито ФОП можуть вести кадрову документацію в обмеженому обсязі чи взагалі обійтись без ведення такої документації. Однак цьогорічні перевірки Держпраці можуть свідчити про те, що серед порушників, які не дотримуються законодавства про працю, є багато й фізичних осіб, які займаються підприємницькою діяльністю.

Тому дане питання також потребує вивчення і слід уважніше відноситись до правильного ведення кадрової документації і не нехтувати законодавчими нормами.

На одному із заходів кадровик, фахівець експертно-правової системи Expertus: Кадри Ірина Іванченко поділилась думками щодо продуктивності в питанні документування трудових відносин у ФОП, аби і забезпечити виконання усіх норм законодавства, і не виконувати додаткову роботу.

На заході експерт зупинилась на основних кадрових документах, які повинен мати ФОП як роботодавець. В матеріалі нижче використовуватимуться тези виступу та презентації експерта.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Перш за все, на виконання приписів ст. 29 КЗпП, ФОП повинен мати Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), з якими будь-який роботодавець має ознайомити кожного працівника до початку роботи за трудовим договором. Відсутність у роботодавця ПВТР є порушенням законодавства про працю.

ПВТР – це локальний нормативний акт, який регламентує організаційно-правові аспекти трудових взаємовідносин роботодавця та працівників в організаціях усіх форм власності.

Положення про оплату праці

Слід зазначити, що колективний договір не є обов‘язковим для ФОП. Так, відповідно до ст. 2 Закону України «Про колективні договори і угоди» колективні договори укладають на підприємствах, незалежно від форм власності і господарювання, які використовують найману працю і мають право юридичної особи.

В свою чергу, Закон України «Про оплату праці» зобов‘язує будь-якого роботодавця визначити строки виплати зарплати та її розмір за першу половину місяця у колективному договорі, а якщо його немає, то в іншому локальному нормативному акті (ст. 24 Закону). Таким актом може бути, наприклад, Положення про оплату праці.

Штатний розпис

ФОП як роботодавець не звільняється також від обов'язку складати штатний розпис, про що зазначається у листі Мінсоцполітики від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06.

Штатний розпис – це фактично гарантія забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці.

Це також і головний фінансовий документ, який надає змогу планувати робочу силу шляхом фіксування необхідних посад, кількості штатних одиниць, що дозволить добирати працівників за планом, а не спонтанно.

Також штатний розпис дасть змогу спланувати щомісячні витрати на утримання робочої сили та зафіксувати розміри окладів, тарифних ставок, надбавок та доплат постійного характеру, що передбачені системою оплати.

В свою чергу, роботодавцю слід зауважити, що усі назви посад, передбачені у штатному розписі, повинні відповідати Класифікатору професій. В інакшому випадку інспектор Держпраці може притягнути роботодавця до відповідальності та накласти штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (Лист Держпраці від 24.09.18 р. № 4501/ 4/4.3.-зв-18).

Графік відпусток, накази про відпустки

Зазначені документи також слід вести ФОП як роботодавцеві. Так, графік відпусток, беззаперечно, є обов‘язковим кадровим документом, а наказ про відпустку, до того ж, може засвідчити факт виконання ФОП вимог закону.

Окрім цього, ФОП зобов‘язаний вести облік відпусток, що надає працівникам, шляхом фіксації цих відомостей у розділі «Відпустки» особової картки П-2. Також працівник має бути ознайомлений з наказом про відпустку під підпис.

Особові картки

Як зазначалось вище, поміж іншим, у ФОП-роботодавця повинні вестись особові картки (картки П-2) на всіх працівників. У даних картках зазначаються, поміж іншим, відомості про прийняття працівника на роботу, переведення, переміщення, суміщення посад, звільнення, про надання їм відпусток тощо.

Так, в п. 2.5 Інструкції № 58 «Про порядок ведення трудових книжок» зазначено, що роботодавець має ознайомити працівника з кожним записом, що вноситься до трудової книжки під підпис в особовій картці.

Судова практика з приводу обов'язковості ведення ФОП особових карток на всіх працівників дотримується такої ж позиції (постанова Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. № 804/1854/17).

Табель обліку використання робочого часу

Поміж іншим, роботодавець зобов‘язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку (ст. 30 Закону України «Про оплату праці»).

Табель обліку може насамперед підтвердити, що ФОП обліковує відпрацьований час, надурочну роботу, роботу у святкові, неробочі, вихідні дні, вечірній або нічний час, і, як наслідок, не порушує положення законодавства про оплату праці.

Трудові договори

ФОП як роботодавець зобов‘язаний оформлювати письмові трудові договори з працівниками (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП), накази про прийняття на роботу працівника та заяви про прийняття на роботу.

Слід зауважити, що до 01.01.2015 року ФОП зобов‘язаний був реєструвати кожен трудовий договір у службі зайнятості, однак пізніше задля дерегуляції підприємницької діяльності цей обов‘язок скасували.

Слід також звертати увагу на реєстраційний індекс. Це один з обов’язкових реквізитів документа, що надає йому юридичної сили (п. 4.4 Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003). Тому ФОП зобов'язаний самостійно реєструвати трудові договори з працівниками і додаткові угоди до них, наприклад у журналі реєстрації трудових договорів.

Накази, повідомлення ДФС, журнали реєстрації наказів

Наказ про прийняття на роботу є обов‘язковим документом, навіть у разі, якщо з працівником до цього вже було укладено трудовий договір. КЗпП забороняє роботодавцю допускати працівника до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням, та повідомлення ДФС.

Допущення працівника до роботу без наказу є ризиковано, а штраф сягає 30 мінімальних заробітних плат.

Переведення, звільнення, інші кадрові процедури ФОП також повинен документувати додатковими угодами до трудових договорів, на підставі яких видає накази.

Слід нагадати, що обов‘язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер), яка надає документам юридичної сили. Здійснити таку реєстрацію можна, зокрема, у журналі реєстрації наказів.

Документи із соціального страхування

Як сам ФОП, так і його працівники, є застрахованими особами, тож мають право на допомогу з тимчасової непрацездатності, у тому числі по догляду за хворою дитиною, по вагітності та пологах і на поховання.

Для того, щоб надати таку допомогу із коштів соціального страхування, підприємцю слід дотримуватись певної процедури ведення необхідної документації.

Рішення про призначення матеріального забезпечення за соціальним страхуванням ухвалює тільки соціальний орган - комісія або уповноважений із соціального страхування. Якщо ж у ФОП працює менше 15 осіб, то він може призначити одного з працівників уповноваженим із соціального страхування, а якщо працівників більше 15, то слід створити комісію.

Якщо страховий випадок стався із самим підприємцем, то він сам ухвалює рішення призначити собі матеріальне забезпечення. В такому разі законодавство не зобов‘язує документувати таке рішення, утім, ФСС рекомендує, аби ФОП оформлював його також протоколом комісії (лист ФСС від 13.09.2018 р. № 2.4-15-2951). У випадку настання тимчасової непрацездатності в найманого працівника ФОП, то рішення про призначення допомоги ухвалює комісія або уповноважений, яке оформлюється протоколом.

Посадові і робочі інструкції

Положення ст. 29 КЗпП зобов‘язує роботодавця проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце перед початком роботи за укладеним трудовим договором. Роботодавець, поміж іншим, має роз‘яснити працівнику права і обов‘язки, забезпечити необхідними для роботи засобами.

Згідно із законодавством, обов‘язки, права та відповідальність працівників закріплюють в посадових і робочих інструкціях. Розробляти посадові і робочі інструкції слід для усіх посад, які визначені у штатному розписі.

Відсутність інструкцій може спричинити проблеми, наприклад, при звільненні за систематичне невиконання без поважних причин працівником своїх обов‘язків, покладених на нього трудовим договором чи у зв'язку із непроходженням стажування.

Хто має право перевірити документи у ФОП?

Як зазначалось вище та у попередніх публікаціях «Українського права», контролюючим органом у сфері дотримання законодавства про працю є Держпраці та органи місцевого самоврядування.

Способами контролю є інспекційні відвідування та невиїзні інспектування. Інспектор має право знайомитись зі всіма документами, ведення яких передбачено законодавством про працю та які відносяться до предмету інспекційного відвідування.

Обов‘язки, що не поширюються на ФОП

По-перше, ФОП не повинні вести військовий облік, ведення якого покладається на юридичних осіб незалежно від підпорядкування і форми власності та державні органи.

По-друге, ФОП не зобов'язуються подавати звіти про працю до органів статистики. Звіти 1-ПВ (місячні і квартальні) подають юридичні особи та їх відокремлені підрозділи за переліком, визначеним органами Держстату.

Окрім цього, ФОП не повинні виконувати квоту для працевлаштування і звітувати про її виконання, незалежно від чисельності найманих працівників. Норматив для працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії зайнятості, встановлений саме для підприємств, установ та організацій (Закон України «Про зайнятість населення»).

По-четверте, ФОП не повинні зберігати трудові книжки і вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Одночасно з цим, оскільки ФОП є роботодавцем, то він зобов'язаний вносити записи до трудової книжки і ставити печатку (у разі її наявності). Однак зберігаються трудові книжки безпосередньо у працівників.

До того ж, ФОП не повинні вести особові справи. Порядок ведення особових справ визначений Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях.

Підсумовуючи, слід визнати, що, незважаючи на певні «пільги», законодавство вимагає від ФОП як роботодавця не лише забезпечення прав та гарантій найманих працівників, а й ведення мінімальної кількості кадрової документації. Відсутність документації або ведення її не в повному обсязі може призвести до притягнення ФОП до відповідальності та накладення на нього штрафних санкцій.

Автор консультації: Ірина Іванченко

Джерело: Зозуля Наталія, «Українське право»