Працевлаштування без трудової книжки: алгоритм дій для роботодавця

В умовах сучасних реалій, зокрема через втрату документів на тимчасово окупованих територіях, дедалі частіше виникає питання працевлаштування працівників без паперової трудової книжки.

Законодавство України зазнало суттєвих змін у цьому напрямку, і для роботодавців вкрай важливо розуміти новий порядок оформлення трудових відносин. Розглянемо детально юридичне підґрунтя та практичні кроки для бізнесу.

Перехід до електронного обліку:

Ключовим моментом у реформуванні обліку трудової діяльності став Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набув чинності 10.06.2021.Цим законом було запроваджено пріоритет електронного обліку, що змінило вимоги до процедури працевлаштування.

Основні зміни були внесені до Кодексу законів про працю України (КЗпП):

Стаття 24 КЗпП регулює процес укладення трудового договору. У її оновленій редакції чітко зазначено, що при працевлаштуванні громадянин зобов’язаний подати паспорт, а також трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Таким чином, паперова книжка перестала бути безальтернативним документом.

Що зараз?

Стаття 48 КЗпП встановлює, що основний облік трудової діяльності працівника тепер здійснюється в електронній формі у відповідному державному реєстрі. Роботодавець зобов’язаний вносити записи до паперової трудової книжки (яка зберігається у працівника) виключно на вимогу самого працівника. Для осіб, що працевлаштовуються вперше, трудова книжка оформлюється роботодавцем лише за наявності відповідної вимоги від працівника.

Для юридично коректного оформлення трудових відносин з працівником, у якого відсутня паперова трудова книжка, роботодавцю слід дотримуватись такого порядку дій:

Крок 1: Отримання необхідних документів від кандидата.

• кандидат на посаду разом із заявою про прийняття на роботу подає: паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
• відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
• інші документи, передбачені законодавством для конкретної посади (документ про освіту, про стан здоров’я, військово-обліковий документ тощо).

Крок 2: Оформлення трудових відносин.

Після отримання документів роботодавець:

• видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу
• у випадку необхідності укладає з працівником трудовий договір у письмовій формі до моменту допуску працівника до роботи
• подає повідомлення про прийняття на роботу до Державної податкової служби України.

Крок 3: Відображення даних в електронній трудовій книжці.

Інформація про працевлаштування з’явиться в реєстрі автоматично.

Дані про прийняття на роботу (дата, номер наказу) відобразяться в електронній трудовій книжці працівника в його кабінеті на порталі ПФУ після подання роботодавцем об’єднаної звітності з єдиного внеску. Аналогічна інформація з’явиться і в кабінеті роботодавця.

Якщо з якихось причин запис не з’явився, або потрібно внести інші відомості (про переведення, звільнення тощо), роботодавець може зробити це самостійно. Порядок, затверджений Постановою правління ПФУ № 11-1 від 12.03.2021, дозволяє страхувальнику через свій електронний кабінет на порталі ПФУ створити відповідний електронний запис, підписавши його кваліфікованим електронним підписом.

Дотримання вказаного алгоритму дозволить бізнесу уникнути правових ризиків та забезпечити повну відповідність процедури працевлаштування чинному законодавству України.

Автор консультації: Адвокатське бюро Олени Сітарчук