Папір для офіційних документів: на що звернути увагу при виборі та закупівлі

До паперу в юридичній практиці рідко придивляються уважно - доки не постає завдання підготувати справу для тривалого зберігання чи повторного сканування, і виявляється, що не кожен офісний варіант для цього однаково підходить.

Щільність паперу і призначення документа

Для щоденної внутрішньої переписки та більшості поточних документів достатньо стандартного паперу щільністю 80 г/м2 - він тримає друк на лазерному принтері без просвічування тексту на звороті. Для документів, які часто передають з рук в руки чи підшивають у справу, - нотаріальних актів, договорів, установчих документів, матеріалів, що готують для архіву - щільніший папір від 90 г/м2 менше рветься на місці підшивки і довше витримує повторний перегляд. Різниця відчутна саме на отворах для скоросшивача: тонкий аркуш надривається значно швидше за щільніший. При двосторонньому друку щільніший папір також краще утримує текст в межах свого боку аркуша, не даючи йому проступати на зворот, що важливо для справ, які потім сканують.

Формат аркуша в діловодстві

Формат А4 - стандарт, під який розраховані бланки більшості офіційних форм, договорів, позовних заяв і доручень в українському діловодстві, тому саме цей розмір становить основний обсяг щоденних закупівель для юридичної практики. Під нього ж розраховані стандартні швидкозшивачі і файлові папки для зберігання справ, тому перехід на інший формат ускладнює організацію архіву. При закупівлі витратних матеріалів найкраще це купити папір А4 ящиками, оскільки менші паковання виходять дорожчими в перерахунку на аркуш і частіше закінчуються в невідповідний момент. Формат А3 трапляється рідше - переважно для схем чи додатків, які потім складають до А4 для підшивки в справу.

Що враховувати для архівного зберігання

Папір з підвищеним вмістом кислоти з часом жовтіє і стає крихким на згинах швидше за безкислотні варіанти, тому для справ, призначених для тривалого зберігання, варто звертати увагу саме на цей параметр складу. Пряме сонячне світло і підвищена вологість приміщення прискорюють це старіння незалежно від якості самого паперу, тому місце зберігання архівних справ має значення не менше за їхній склад. Конкретні вимоги до паперу для архівних справ можуть відрізнятися залежно від внутрішнього регламенту установи, тому перед великою закупівлею варто звірятися з чинними правилами документообігу організації, а не орієнтуватися лише на загальні поради.

Практичні поради при закупівлі

Папір з однієї виробничої партії дає стабільніший результат при друку на високошвидкісних принтерах, ніж змішування пачок різного походження - вологість між партіями відрізняється, і це іноді призводить до зминання аркушів у пристрої подачі. Для офісів з великим документообігом варто планувати закупівлю наперед, а не докуповувати одну пачку в останній момент перед судовим засіданням чи здачею справи. Місце де можна купити канцелярські товари - Час-Пік - мережа що працює на ринку України понад 30 років, представлена фізичними магазинами та зручним інтернет-магазином з доставкою по всій Україні.