Как организовать хранение документов в юридическом бюро

У юристов бумажная работа. Количество документов в любой, даже небольшой юридической компании, столь велико, что без продуманной системы хранения и систематизации сотрудники не просто не смогут эффективно работать, но и рискуют потерять важные бумаги.

Еще один значимый момент, если вы решили организовать Сервис хранения вещей — конфиденциальность. Информация, доверенная клиентами, и документы, образовавшиеся в ходе исполнения договорных обязательств, не должны стать достоянием третьих лиц, от этого зависит профессиональная репутация компании. Важно организовать не только удобное, но и надежное хранение документов в юридическом бюро.

Нужны качественные офисные сейфы и металлические шкафы, только так Хранение документов или внеофисное хранение документов или архивное хранение документов будет безопасным.

Сколько и какие сейфы нужны в юридическом бюро

В процессе деятельности в юридической компании образуются два типа документов. Первый связан с управлением организацией, например, бумаги в бухгалтерии, отделе кадров и отделе материально-технического снабжения. Второй относится непосредственно к профессиональной деятельности бюро. Это документы, которые «генерируют» юристы в процессе оказания услуг, и документы, полученные от клиентов, в том числе для исследования и оценки.

Чем больше масштабы деятельности, тем больше документооборот компании. С количеством сейфов и металлических шкафов все просто — их должно быть достаточно, чтобы обеспечить сохранность и удобное размещение всех документов в отделах.

Функциональность — на первом месте, однако презентабельный внешний вид не менее важен. Людей встречают по одежке, а знакомство с компанией начинается с обстановки офиса. Солидный и представительный сейф или металлический шкаф — весомый плюс в пользу статуса юридического бюро, как надежной и солидной организации, которой можно доверять.

Для особо важных документов, печатей и бланков нужны сейфы, желательно огневзломостойкие — защитят и от злоумышленников, и от пожара. Для хранения большого объема бумаг — металлические архивные шкафы, для систематизации —картотечные с выдвижными ящиками.