Електронні трудові книжки

Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі – Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни, зокрема до статті 48 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Законом №1217 також визначено, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин. Тобто цей процес має бути завершено до 10 червня 2026 рок

Отже, електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових.

Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності працівників, який ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій; зменшити паперовий документообіг та ризик втрати чи пошкодження документів, також для забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.

Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Користуйтеся консультацією: Як підтвердити стаж, якщо немає трудової книжки чи записів у ній

Відомості про трудову діяльність працівника включають:

1) відомості, що дають змогу ідентифікувати особу:

- унікальний номер персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;

- прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи на момент подання відомостей до Пенсійного фонду України;

- дата народження;

- реєстраційний номер облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті);

- стать;

- унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі та серія, номер і назва документа, з якого взяті відомості до персональної облікової картки застрахованої особи (за наявності);

- місце проживання;

засоби зв’язку (номер телефону, адреса електронної пошти);

2) відомості про періоди трудової діяльності:

- податковий номер юридичної особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті) та найменування страхувальника;

- рік, за який внесено відомості;

- період трудових відносин;

- професійна назва роботи;

- назва посади із зазначенням структурного підрозділу;

- відомості про прийняття на роботу, присвоєння/зміну/позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення;

- інформація про основне місце роботи;

- освіта;

3) дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування:

- номер списків (розділ, підрозділ) виробництв, робіт, професій, посад і показників;

результати атестації умов праці із зазначенням номера і дати розпорядчого акта;

• повна/неповна зайнятість;

- кількість відпрацьованих працівником календарних днів (годин) за відповідний місяць, зокрема в особливих умовах праці, що дають право на пільги;

4) інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;

5) інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Користуйтеся консультацією: Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам?

Оцифрування трудових книжок – це процес переведення паперових записів про трудову діяльність до електронного формату, який здійснюється відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому постановою Правління Пенсійного фонду України 12 березня 2021 року № 11-1 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 16 червня 2021 року за № 802/36424 (далі – Порядок). Цей Порядок розроблено на виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».

Відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність може зробити як роботодавець (страхувальник), який до спливу встановленого терміну 10.06.2026 зобов’язаний подати всі записи про роботу своїх працівників до Пенсійного фонду, так і сам працівник (застрахована особа).

Якщо оцифрування трудової книжки здійснює роботодавець, то він:

• сканує/ фотографує всі сторінки книжки з записами;
• заповнює електронну форму на сайті ПФУ;
• підтверджує її своїм цифровим підписом.

Щоб самостійно працівнику перевести свою паперову трудову книжку в електронну, необхідно:

• зареєструватися на порталі ПФУ через електронний підпис або BankID;
• відсканувати або сфотографувати всі сторінки своєї трудової з записами;
• заповнити на сайті онлайн-форму, внести свої дані та прикріпити все відскановане або всі фото.

У разі відсутності кваліфікованого електронного підпису (КЕП) працівник може особисто звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду України.

Користуйтеся консультацією: Як поновити трудову книжку у випадку її втрати?

Відцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж. Окрім трудової книжки, це також можуть бути:

• документи про здобуття освіти;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• військовий квиток;
• у разі втрати трудової книжки: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Відсканована трудова книжка або інші документи, що посвідчують страховий стаж, подаються через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• сканкопія має бути кольорова;
• необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

На вебпорталі Пенсійного фонду страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж» і передбачив, що періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року будуть зараховуватися в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Простими словами, при виході на пенсію буде враховуватися стаж роботи до 2004 року, що вказаний у паперовій трудовій.

Крім того, якщо трудова діяльність працівника почалася до 2004 року, він може самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів.

Користуйтеся консультацією: Підтвердження трудового стажу з трудовою книжкою і без неї

Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ). Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із таких способів:

• за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
• за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
• через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
• за допомогою Дія.Підпис.

У Пенсійному фонді наголошують: навіть якщо працівник не подасть дані в електронний формат, страховий стаж не зникне:

• періоди роботи до 2004 року зараховуються на підставі паперових документів;
• дані після 2004 року автоматично зберігаються в державному реєстрі.

Таким чином, оцифрування трудової книжки не є умовою для збереження стажу, але воно значно спрощує доступ до його підтвердження.

Автор консультації: Ірина Тубєлєць,

Правник Центру правової допомоги ФПУ

Джерело: ФПУ