Електронна трудова книжка: як оформити та замінити паперову

Про плани скасувати трудові книжки чув, мабуть, мало не кожен. Анонсують цю подію вже не перший рік. Ще в листопаді 2015 року було зареєстровано законопроект «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків», який так і не був розглянутий ВР - проект відкликали в квітні 2016 року. Потім, вже в жовтні 2019 року, тоді перебуваючи на посаді Міністра Кабінету Міністрів, Дмитро Дубілет, обіцяв запустити до кінця 2019 року реформу щодо скасування трудових книжок.

Содержание:

• Що таке електронна трудова книжка
• Чи замінить електронна трудова книжка паперову і який перехідний період
• Як оформити електронну трудову книжку

Так, чи інакше - до кінця року було прийнято Постанову Кабінету Міністрів України «Про ведення обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» № 1084 від 27.11.2019 р (був опублікований і набув чинності 26.12.2019 р). Однак, комплексного закону про скасування трудових книжок тоді прийнято не було. До цього древнього «інструменту» трудового права, необхідно було підійти комплексно, оскільки просто скасувати такий документ не логічно - його необхідно замінити більш новими методами збереження інформації про стаж працівника.

І ось, лише 5 лютого, цього - 2021 року Верховною Радою України, у другому читанні, був прийнятий Закон «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (законопроект № 3623) - далі також «Закон про електронну трудову книжку» або «Закон про ЕТК». На порядку для - підписання цього закону Президентом України.

Таким чином, пропонуємо розглянути найважливіші положення нового закону про так звані «електронні трудові книжки» і розібратися - як з ними працювати.

Користуйтеся консультацією: Що таке випробувальний термін на роботі?

Що таке електронна трудова книжка

Трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника (пункт 1.1. діючої нині «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» №58 від 29.07.93 р).

На даний момент вона ведеться на всіх працівників, які працюють понад п'ять днів на підприємствах, в установах, організаціях або у фізичної особи. Ведеться вона і на власників фермерських, селянських та інших господарств, на сезонних, тимчасових працівників - в загальному, на всіх хто підлягає державному соціальному страхуванню. Також трудова заводиться на студентів вищих і учнів професійно-технічних навчальних закладів, які отримали професію (кваліфікацію) за певним освітньо-кваліфікаційним рівнем, стажуються на підприємстві.

Згідно з чинною зараз (до вступу в силу Закону про ЕТК) статтею 24 Кодексу законів про працю (далі - «КЗпП»), працівник обов'язково подає трудову книжку своєму роботодавцю, разом з іншими документами при прийнятті на роботу. Якщо ж працівник вперше приймається на роботу - трудова книжка на нього оформляється не пізніше п'яти днів з дня прийняття на роботу. В день звільнення, крім іншого, працівникові обов'язково видається роботодавцем належним чином оформлена трудова книжка.

Прийнятий нещодавно Закон про ЕТК вводить правило, за яким облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування в порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування".

Таким чином, під поняттям електронна трудова книжка розуміють інформацію про трудову діяльність працівника з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (скорочено ДРЗДСС) - тобто зібрану в єдиній базі електронну інформацію про трудову діяльність працівника .

NB: зверніть увагу, що новий закон не встановлює ні такого поняття як електронні трудові, ні поняття трудові книжки в електронному вигляді - все зводиться до «реєстру застрахованих осіб». Тому рекомендуємо, сприймати цю дефініцію виключно як умовну і зручну для розуміння.

Крім усього іншого, новий Закон про ЕТК наказує наступне:

• працівник, при прийнятті його на роботу подає паперову версію трудової - тільки при її наявності - або ж передачі підлягають відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
• працівникові, який приймається на роботу вперше - паперова версія видається тільки на його вимогу. Тобто якщо вимога працівника є - така заводиться роботодавцем обов'язково;
• в паперову трудову книжку зараз вносяться відомості про роботу (переведення, звільнення), про заохочення та нагороди за успіхи в роботі - в обов'язковому порядку. За новим Законом про ЕТК, роботодавець зобов'язаний вносити в паперову трудову книжку такі записи лише на вимогу працівника;
• в день звільнення роботодавець зобов'язаний видати працівнику копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у терміни, зазначені в статті 116 КЗпП, а також, на вимогу працівника, внести відповідні записи про звільнення в трудову книжку, що зберігається у працівника.

NB: на жаль, новий Закон про ЕТК не зазначає ні форму такої «вимоги» працівника, ні механізми його пред'явлення. Припускаємо, що не варто ігнорувати навіть усну форму «вимоги» працівника, проте, так чи інакше - варто рекомендувати працівникові задокументувати дану вимога письмово для правильного обліку і підстав для заведення паперових трудових книжок.

Втім, не варто поспішати залишати минулі зобов'язання щодо заповнення та ведення трудових позаду. Закон, по-перше, встановлює період вступу його в силу (3 місяці), і тривалий, 5-ти річний, перехідний період, про що детальніше буде викладено нижче.

Тим більше, на органи виконавчої влади покладено зобов'язання прийняти безліч підзаконних нормативно-правових актів (змінити діючі). Тому, поки, варто дотримуватися існуючих строгих правил ведення обліку та уважно стежити за змінами.

Користуйтеся консультацією: Підтвердження трудового стажу з трудовою книжкою і без неї

Чи замінить електронна трудова книжка паперову і який перехідний період

У Заключних та Перехідних положеннях Закону про ЕТК зазначено, що закон (а відповідно, і всі зміни, які ним вносяться в інші діючі закони і кодекси) - вступають в силу через 3 місяці з дня опублікування.

Протягом цих трьох місяців, Кабінету Міністрів України необхідно забезпечити прийняття нормативно-правових актів, що випливають із змісту закону, привести існуючі - в відповідність, а також проконтролювати виконання цих дій іншими центральними органами виконавчої влади.

Нагадаємо - станом на сьогодні - закон ще не підписаний Президентом України. 15.02.2021 р, згідно з офіційним порталом ВР України - закон спрямований на підписання Президентом. У глави держави є 15 днів для підписання закону (після якого його опублікують), або ж для повернення на повторний розгляд до парламенту України.

Після вступу в силу Закону про ЕТК, починається перехідний період - 5 років. Такий необхідний для внесення недостатньої інформації про трудову діяльність працівників.

Забезпечувати внесення цієї інформації - згідно з пунктом 2 Перехідних положень, повинні страхувальники або застраховані особи. При чому, хто конкретно, в які терміни і як - не вказано. Ці нюанси, як випливає зі змісту пункту - будуть визначені в прийнятому Пенсійним фондом України та органами виконавчої влади щодо соцзахисту і праці - порядку.

Керуючись логікою - швидше за все, тягар внесень відсутніх даних ляже на тих, хто зберігає трудові книжки працівників - тобто на всіх роботодавців крім фізосіб (включаючи ФОП) і специфічних суб'єктів - таких як дипломатичні / консульські представництва, представництва міжнародних організацій тощо. Трудові книжки непрацюючих осіб, втім, можуть переводитись в електронну трудову самими власниками цього документа.

Після завершення робіт по внесенню відсутніх даних - трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис і, відповідно, зберігаються у них. При цьому, закон не забороняє працівникові вести трудову книжку в паперовому вигляді. Як ми бачили раніше - на його вимогу, роботодавець зобов'язаний оформити і вносити відповідні відомості в трудову.

У процесі ж перехідного періоду, до завершення робіт по внесенню відсутніх даних в реєстр і до передачі паперової книжки під підпис - прийнятий на роботу до набрання чинності цим Законом працівник, все так само - обов'язково, повинен отримати свою трудову при звільненні.

Таким чином, після перехідного періоду, по ідеї Закону про ЕТК - паперові книги стануть не обов'язковим документом, втім, за бажанням працівника, можуть вестися і далі.

Як оформити електронну трудову книжку

Отже, як же працівнику чи роботодавцю вже зараз перевести з паперової в трудову книжку електронну? Для цього, ще з кінця 2019 року діє Постанова Кабінету Міністрів України «Про ведення обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» № 1084 (далі також «Постанова №1084») .

КРОК №1

Зайти на портал електронних послуг Пенсійного фонду України (далі - «ПФУ»), за наступним посиланням: https://portal.pfu.gov.ua .

Якщо ви:

• раніше зареєструвалися на цьому веб-порталі,
• або маєте особистий електронний цифровий ключ (далі також - «ЕЦП»). Його можна отримати в податковій, в банку, або в іншому акредитованому центрі сертифікації ключів. Також електронний ключ є у власників електронного пенсійного посвідчення (електронне пенсійне можна отримати, звернувшись до органу ПФУ за місцем Вашого проживання з оригіналом паспорта і довідки про отримання ідентифікаційного коду, шляхом подачі відповідної заяви і двох фото 30 х 25 мм. Більш детально про це прочитати можна на самому порталі за наступним посиланням https://portal.pfu.gov.ua/sidebar/Templates/RefInfo );
• або маєте ЕЦП в Дії, токен, або ж хочете пройти авторизацію через BankID;

• то Вам необхідно натиснути кнопочку «Вхід» в правому верхньому куті сайту, і у спливаючому вікні ввести дані / ключі / паролі в залежності від обраного Вами способу входу.

Також, Ви можете увійти в кабінет за допомогою реєстрації. Для цього необхідно звернутися до місцевого органу ПФУ для отримання реєстраційного коду. Після цього пройти реєстрацію натиснувши кнопку «Реєстрація» у правому верхньому куті - а далі слідувати інструкціям. Надалі Ви можете заходити в свій особистий кабінет і користуватися його опціями вже онлайн.

КРОК №2

Для успішного оформлення електронної трудової, потрібно правильно підготувати скани паперової. Отже, кілька важливих правил:

• трудова книжка в паперовому вигляді повинна бути правильно оформленою, а саме, заповнена відповідно до вимог «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.93 №58;
• скани (фото) паперової трудової книжки (або іншого документа, що підтверджує стаж) - повинні містити всі сторінки і поля відповідних документів, в тому числі, сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» і вкладиші оригіналу трудової книжки;
• скани повинні бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема, даних про серію та номер бланків документів;
• кожну сторінку можна відправити як окремим JPG-файлом, так і повним документом з усіма сторінками трудової книжки як PDF. Розмір кожного файлу (сканованої копії документа) не повинен перевищувати 1 Мб;
• сканування потрібно здійснювати в кольоровому форматі.

КРОК №3

Отже, після входу в електронний портал ПФУ, система направить Вас в особистий кабінет (облікову картку). Зліва відобразяться опції Вашого електронного кабінету - там багато корисних функцій. Для оформлення електронної трудової книжки потрібно знайти опцію «Комунікації з ПФУ» і в цьому стовпці «Відомості про трудові відносини». Після цього вибору, система перейде до анкети даних де потрібно буде вказати всі запитувані дані працівника, завантажити правильно оброблені скан копії трудової книжки (іншого документа, що підтверджує стаж) і підписати анкету. Також Ви можете самостійно заповнити дані про Ваш стаж натиснувши на «Додати запис» в цій анкеті.

NB: якщо ж Ви представник страхувальника (роботодавця) - Вам знадобиться відсканована копія згоди працівника про надання дозволу на обробку його персональних даних, передбачених Постановою №1084.

У разі якщо Ви оформляєте Вашу електронну книжку особисто - достатньо галочки про надання такого дозволу у Вашому електронному кабінеті на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Користуйтеся консультацією: Трудові відносини з директором на підприємстві: чи є різниця між власником і найманим працівником?

Результат:

Результати обробки звернення Ви зможете отримати в режимі перегляду Ваших звернень. Трудова книжка в електронному вигляді з'явиться в певному розділі особистого електронного кабінету - після відправки даних, сканів паперової книжки і після обробки отриманих даних посадовою особою ПФУ. З цього моменту у Вас оформлена електронна трудова книжка.

Якщо Вам необхідна якісна юридична консультація з професіоналом з конкретного питання, пов'язаного з електронними трудовими книжками, пропонуємо скористатися послугою "Тендер на юридичну допомогу" від юридичного порталу Протокол, за посиланням https://protocol.ua/ua/yurydychni_posluhy/

Автор консультації: Адвокат Трофіменко Ірина

Джерело: юридичний ресурс Протокол