Договір на заправку картриджів: що потрібно знати юристу компанії

Коли в офісі закінчується тонер, бухгалтерія просто дзвонить у майстерню. Здається, що може бути простіше? Але юрист розуміє - навіть така дрібниця може стати проблемою, якщо не оформити все правильно. Особливо коли йдеться про постійне обслуговування парку техніки.

За даними ProZorro, компанії щороку укладають сотні договорів на сервіс офісної техніки. Суми різні - від 50 до 200 тисяч гривень. І хоч послуга здається простою, нюансів вистачає.

Як класифікувати послугу в документах

Почнемо з базового. Заправка картриджів потрапляє під код ДК 021:2015 - це 50310000-1 (технічне обслуговування офісного обладнання). Чому це важливо? Бо коректна класифікація визначає, який саме договір ви укладаєте.

В цю категорію входить не лише заправка тонером. Сюди ж відносять заміну барабанів, магнітних валів, чистку принтера та перевірку роботи після ремонту. Якщо в договорі написати просто "обслуговування техніки", можуть виникнути питання щодо того, що саме входить у вартість.

Що обов'язково прописати в договорі

Предмет — чітко і без варіантів

Головне правило — конкретика. "Надання послуг" - це погано. Треба написати: заправка картриджа HP LaserJet Pro M404dn або абонентське обслуговування 15 принтерів щомісяця.

Наприклад, майстерня "Витратник" працює за трьома схемами: виїзд до клієнта, доставка кур'єром або клієнт сам привозить картриджі до сервісу в Бучі. Кожен варіант треба описати окремо, бо від цього залежить логістика і відповідальність сторін.

Гроші — хто, коли та скільки

Ціну пишемо з ПДВ, якщо виконавець платник. Краще одразу додати, що в неї входить все: робота, матеріали, доставка, податки. Тоді не буде сюрпризів типу "а запчастини окремо".

Зазвичай платять після підписання акту. Термін - 3-5 днів, це стандарт. Якщо компанія велика і їй треба більше часу на обробку документів, це треба узгодити заздалегідь. Хтось працює з авансом, хтось по факту — головне зафіксувати.

Строки — реальні, а не ідеальні

Заправити картридж можна за день. Але краще закласти 2-3 робочі дні з моменту заявки. Це дає запас на форс-мажор і не створює штучного напруження.

Якщо виконавець не встиг — має бути штраф. Зазвичай це 0,1-0,3% від суми за кожен день. Менше — нічого не стимулює, більше — занадто жорстко для такої послуги.

Гарантія і що робити, коли щось пішло не так

Скільки діє гарантія

Тут є нюанс. Гарантія може бути прив'язана до часу (наприклад, 2 місяці) або до кількості відбитків (скажімо, 2000 аркушів). Для офісу, де друкують багато, краще другий варіант.

Якщо картридж "посипався" через тиждень після заправки — виконавець має переробити безкоштовно. Але тут важливо розуміти, що саме пішло не так.

Коли виконавець не винен

Принтер впав зі столу — це не гарантійний випадок. Заправили неякісним тонером з іншої майстерні — теж. Користувач сам лізе всередину і щось ламає — аналогічно.

Тому перед роботою розумно складати акт огляду. Особливо якщо майстер виїжджає до офісу. Зафіксували початковий стан — потім немає питань.

Якщо принтер зламався через майстра

Це найнеприємніша ситуація. Заправляли картридж, а принтер перестав працювати. Виконавець має або відремонтувати своїм коштом, або компенсувати вартість ремонту.

Хороша практика — прописати можливість незалежної експертизи. Якщо не можете домовитися, хто винен, експерт розбереться. Витрати на експертизу ділять навпіл або покладають на того, хто програв спір.

Як організувати процес

Документи після кожної заправки

Кожна послуга закривається актом. Його підписують обидві сторони. У замовника є зазвичай 3-5 днів на перевірку якості. Якщо претензій немає — мовчання означає згоду.

Цей момент треба прописати чітко. Бо інакше може виникнути ситуація: послугу надали місяць тому, а клієнт досі "перевіряє" і не підписує документи.

Хто везе картриджі

Стандартний підхід — виконавець сам забирає і привозить. Це входить у вартість послуги, якщо офіс у межах міста. Для віддалених точок можуть бути винятки.

"Витратник", наприклад, безкоштовно виїжджає у Київ, Бучу, Ірпінь, Гостомель та інше передмістя Києва. Для інших населених пунктів Київської області теж приїдуть, але краще уточнити умови. Це зручно — не треба відволікати співробітника на походи до сервісу.

Конфіденційність

Момент, про який часто забувають. Майстер приїжджає в офіс, бачить документи на столах, чує розмови. Якщо компанія працює з чутливими даними, варто додати пункт про нерозголошення.

Також у принтері можуть залишатися копії надрукованих документів. Для звичайного офісу це не критично, але банки або юридичні фірми можуть мати свої вимоги щодо очищення пам'яті пристрою.

Коли виникають конфлікти

Спочатку намагаємось домовитися. Це логічно — навіщо одразу в суд через дрібницю? Даємо сторонам 15-30 днів на переговори. Не вийшло — пишемо претензію.

Претензійний порядок економить час і гроші. Часто проблема вирішується на цьому етапі. А якщо справа дійде до суду, наявність претензії покаже, що ви намагалися врегулювати питання мирно.

Суд обирається за місцем реєстрації відповідача. Це стандартне правило. Якщо хочете інший варіант, треба обговорити й записати в договір.

Строк дії договору

Зручно укладати на рік з автопролонгацією. Працює так: якщо за місяць до закінчення ніхто не сказав "стоп", договір продовжується ще на рік. Не треба щоразу переписувати документи.

Розірвати достроково можна за згодою або якщо хтось серйозно порушив умови. Серйозно — це не одна затримка на день, а систематичні проблеми. Наприклад, виконавець постійно зриває строки або робота завжди неякісна.

Якщо одна сторона хоче вийти з договору, вона попереджає іншу за 20-30 днів. Це дає час знайти заміну і не створює паніки.

Практичні поради

Перед підписанням договору варто з'ясувати кілька речей. Чи є у майстерні досвід роботи з вашими моделями принтерів? Яку гарантію вони дають? Чи можуть оперативно виїхати, якщо термінова потреба?

Компанія "Витратник" на ринку з 2014 року. Це хороший показник — значить, люди повертаються. Вони працюють з різними брендами: HP, Canon, Samsung, Brother та іншими. Можна подивитися ціни на сайті vytratnyk.shop і порівняти з ринком.

Але навіть з перевіреним підрядником документи мають бути в порядку. Юрист завжди має пам'ятати: усна домовленість — це не домовленість. Все важливе треба фіксувати письмово.

Договір на сервісне обслуговування здається дрібницею на фоні великих угод. Але саме через такі дрібниці часто виникають найдурніші конфлікти. Тому краще витратити годину на правильне оформлення, ніж потім місяцями з'ясовувати відносини.