Архів підприємства без хаосу: закони, строки зберігання та коробки для документів

Зберігання документів — це не про «порядок в шафі» і не про педантичність. Це юридичний обов’язок, за порушення якого можна отримати штрафи, податкові донарахування, проблеми під час перевірок або навіть судові спори. Більшість підприємців згадують про архів лише тоді, коли документи вже загублені, знищені або «десь лежали, але ніхто не пам’ятає де». Правильне зберігання — це частина системи безпеки бізнесу так само, як бухгалтерія, ІТ-захист чи договірна робота.

В Україні правила архівного зберігання встановлені кількома нормативно-правовими актами. Основні серед них — Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Податковий кодекс України та Перелік типових документів, що створюються в діяльності державних органів і підприємств (Наказ Мін’юсту №578/5). Саме цей Перелік містить офіційні строки зберігання майже всіх видів документів: від договорів і накладних до кадрових справ і внутрішніх наказів.

Скільки років потрібно зберігати документи

Умовно вся документація поділяється на три групи:

1. Короткострокового зберігання — 3 роки.
   Це первинні бухгалтерські документи, акти, рахунки, накладні, податкові регістри, банківські виписки. Мінімальний строк визначений Законом «Про бухгалтерський облік» та Податковим кодексом.
2. Середнього строку — 5–10 років.
   Це кадрові документи (особові картки, табелі, відпустки), накази по підприємству, договори, результати інвентаризації, звіти.
3. Тривалого або постійного зберігання — 75 років і більше.
   Особові справи працівників, відомості про зарплату, документи щодо стажу — їх можуть вимагати навіть через десятиліття, наприклад, для оформлення пенсії.

Особливість у тому, що строк зберігання рахується не з дати підписання документа, а з 1 січня наступного року. Тобто договір, підписаний у жовтні 2024 року, починає «відлік» з 1 січня 2025-го.

Умови зберігання: що вимагають нормативи

«Папка в шафі» — не архів. Умови визначені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів (Наказ Мін’юсту №1000/5) та окремими ДСТУ. Вимоги базові, але обов’язкові:

• стабільна температура 17–22 °C
• вологість 45–60 %
• відсутність прямого сонця
• захист від шкідників і підтоплення
• зберігання у коробках або папках архівного типу
• маркування кожної одиниці зберігання

Саме тому архіви не використовують пластикові контейнери — у пластику документ «запарюється», псується й жовтіє. Стандартним рішенням є картонні коробки, які не накопичують вологу та дозволяють документам «дихати». Для довгострокового зберігання підходить тільки щільний гофрокартон. Такі коробки для зберігання документів можна знайти  за цим посиланням

Як формувати власний архів: покроково

1. Сортувати документи за видами (фінанси, кадри, договори, внутрішні накази).
2. Складати описи — короткі переліки вмісту кожної коробки.
3. Використовувати єдину систему маркування (наприклад: «Фінанси 2022/1»).
4. Прив’язувати фізичний архів до електронного — Excel або CRM.
5. Складається Номенклатура справ — офіційний документ, який визначає, де що лежить.

Знищення документів: тільки за актом

Документи після закінчення строку зберігання не можна «просто викинути». Процедуру визначає той самий Наказ №1000/5. Потрібно:

• створити комісію
• скласти акт про вилучення
• затвердити його керівником
• передати документи на утилізацію (шредер або спеціалізована компанія)

Кадрові документи, що зберігаються 75 років, знищувати не можна до передачі в архівний фонд або архівну установу.

Куди звертатися, якщо архів потрібно організувати професійно

Багато підприємств, особливо після 5–7 років діяльності, стикаються з тим, що документів уже сотні кілограмів, а часу на їхню систематизацію немає. У такому випадку передбачено передання документів на зберігання фахівцям. Архівну підтримку, юридичні консультації та послуги зі зберігання надають експерти зі зберігання документів та надання архівних послуг

Правильне зберігання документів — це не про коробки, а про юридичну безпеку. Але саме з коробок усе починається: упорядкований архів економить час, гроші і нерви під час перевірок та аудиту. І якщо папери не псуються, не губляться та не лежать у хаосі, то й питання з ними зникають.