Апостиль та консульська легалізація: що це і яка різниця?

Коли українські документи “виїжджають” за кордон, вони автоматично втрачають свою юридичну силу, якщо не пройшли процедуру підтвердження. Для іноземної установи ваш диплом або свідоцтво про шлюб — це просто папір із незрозумілими печатками. Щоб виправити це, існує два шляхи: спрощена процедура легалізації (апостиль документа) та повна (консульська легалізація). Розглянемо кожен із варіантів максимально детально, щоб Ви могли самостійно визначити свій шлях.

Апостиль: штамп, який відкриває кордони більше 125 країн

Апостиль — стандартизований міжнародний штамп, запроваджений Гаазькою Конвенцією у 1961 році. Його головна мета — замінити складну багатоступеневу легалізацію одним-єдиним підписом уповноваженої особи.

Як зробити апостиль в Україні?

Залежно від типу документа, за апостилювання відповідають різні відомства:

• Міністерство освіти й науки (МОН): дипломів, атестатів, довідок з навчальних закладів та архівних виписок.
• Міністерство юстиції (Мін’юст): документів, виданих органами РАЦС (свідоцтва про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу), нотаріальних актів (довіреностей, заяв, копій), а також судових документів та інших документів, виданих органами юстиції.
• Міністерство закордонних справ (МЗС): довідок (витягів) про несудимість, медичних довідок, довідок з ПФУ та інших офіційних документів.
• Податкова: документів, виданих Державною податковою службою
• МВС: довідок, виданих органами Міністерства внутрішніх справ.

Важливий нюанс: подвійний апостиль документів

У багатьох країнах Європейського Союзу (зокрема в Австралії, Австрії, Бельгії, Великобританії, Данії, Норвегії, Італії, Нідерландах, Ізраїлі, Ірландії, Ісландії, Іспанії, Португалії, Швейцарії, Франції та інших країнах) при поданні документів до офіційних органів часто застосовується так звана практика “подвійного апостилювання”. Процедура виглядає так:

1. Ставимо апостиль в Україні на оригінал документа.
2. Далі виконуємо нотаріальний переклад.
3. За вимогою установи, яка прийматиме документи, ставимо другий апостиль на сам переклад.

Хоча така вимога формально встановлюється не державою, а конкретним органом, на практиці вона є стандартною для більшості офіційних процедур у країнах ЄС.

Консульська легалізація: шлях для країн поза Конвенцією

Якщо країна не визнає Гаазьку Конвенцію, процедура стає значно складнішою. До таких країн належать, наприклад, ОАЕ, Катар, Кувейт. Тут не обійтися одним штампом. Процес легалізації виглядає так:

1. Міністерство юстиції: підтверджує справжність підпису та печатки нотаріуса або реєстратора.
2. Міністерство закордонних справ: підтверджує підпис посадової особи Мін’юсту.
3. Переклад: документ перекладається мовою цільової країни та нотаріально засвідчується
4. Міністерство юстиції: підтверджує справжність підпису та печатки нотаріуса.
5. Міністерство закордонних справ: підтверджує підпис посадової особи Мін’юсту.
6. Консульство (посольство): фінальний акорд — консул іноземної держави ставить свою печатку, яка підтверджує легітимність документа саме для його країни.

Мінус процедури: якщо ви захочете використати цей же документ в іншій країні (наприклад, легалізували для ОАЕ, а вирішили поїхати до Кувейту), весь процес доведеться проходити заново.

Що потрібно знати перед початком: головні ризики

Стан документа. Документи не повинні бути ламіновані. Якщо свідоцтво про народження покрите пластиком, на ньому неможливо поставити штамп. У такому разі потрібно отримувати дублікат (повторне свідоцтво) у відділі РАЦС. Також документ повинен бути чистим, без виправлень та зайвих позначок.

Терміни придатності. Хоча сам апостиль є безстроковим, документ, на якому він стоїть, може мати обмежений термін дії. Наприклад, довідки про несудимість для закордону зазвичай дійсні лише 3-6 місяців.

Фінансові вимоги країни, яка приймає документи. У деяких країнах та для окремих типів дозволів на проживання можуть додатково вимагатися фінансові підтвердження — довідки про доходи, пенсійне забезпечення або банківські виписки.

Як обрати правильний шлях?

Щоб не помилитися, скористайтеся цим чек-листом:

• Крок 1: перевірте назву країни у списку учасниць Гаазької конвенції.
• Крок 2: якщо країна є у списку — вам потрібен апостиль.
• Крок 3: якщо країни немає у списку — необхідна консульська легалізація документів.
• Крок 4: уточнити вимоги іноземної установи щодо мови перекладу. Чи підійде переклад, засвідчений українським нотаріусом, чи потрібен присяжний (судовий) перекладач уже на місці?

Легалізація документів — це фундамент вашого законного перебування за кордоном. Правильно оформлені документи сьогодні — це відсутність юридичних проблем завтра.