Легалізація іноземних документів: правила та поради

Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування, або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Тобто, коли ми говоримо про легалізацію, йдеться саме про офіційні документи. І здебільшого їх треба посвідчувати. На сьогодні найпоширенішими є два способи такого посвідчення: консульська легалізація та проставлення апостиля.

Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Конвенція, що скасовує вимогу консульської легалізації іноземних офіційних документів, була підписана 05.10.1961 року у м. Гаага. Відповідно до Закону „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 10.01.2002 р. № 2933-ІІІ наша держава приєдналася до Конвенції з 22.12.2003 р.

Користуйтеся консультацією: Що так афідевіт? ( інструмент юридичної глобалізації)

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

А як бути з документами, складеними не за українськими стандартами самими нерезидентами – контрагентами? Вони легалізації не підлягають.

Чи потрібно їх перекладати та засвідчувати переклад? У деяких випадках, так. Наприклад:

• при переміщенні товарів через митний кордон України (ст. 254 МКУ). Органи доходів і зборів (митники) вимагають переклад українською мовою документів, складених іншою мовою, ніж офіційна мова митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування, тільки у разі, якщо дані, які містяться в них, є необхідними для перевірки або підтвердження відомостей, зазначених у митній декларації. У такому разі декларант забезпечує переклад зазначених документів за власний рахунок. Зверніть увагу: правильність перекладу документів, що надаються декларантом відповідно до статті 254 МКУ, засвідчується написом "Перекладено вірно", проставленням особистого підпису особи, яка здійснила переклад, та печатки підприємства, співробітник якого зробив переклад (п. 2.5 Порядку №631). Тобто нотаріальне засвідчення такого перекладу не потрібне;
• при здійсненні валютного контролю варто врахувати, що копії документів, які подаються до Національного банку для відкриття рахунку, мають бути засвідчені в установленому законодавством України порядку. Документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, подані для відкриття рахунків, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідченими (п. 8 Інструкції про порядок відкриття та закриття Національним банком України рахунків клієнтам, затвердженої Постановою НБУ від 15.04.2022 р. №74).

Зверніть увагу: копії документів, що подаються резидентом до банків (у тому числі копії, перекладені на українську мову), засвідчуються резидентом (уповноваженою ним особою). Тобто нотаріальне засвідчення такого перекладу не потрібне.

Що стосується первинних документів, то ДПС зазначає, що документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад на зазначену мову.

Щодо документів, на підставі яких складається податкова звітність, то вони, як правило, всі відображаються в бухгалтерському обліку і мають бути перекладені. Винятком є фізособи, які бухоблік не ведуть, а вимоги перекладати українською мовою усі документи, які використовувалися при складанні податкової звітності, п. 44.1 ПКУ не містить. Але не маємо сумніву, що і від фізосіб податківці вимагатимуть не тільки оригіналів документів, а й їх перекладу.