Порядок зберігання первинних документів, архівування та знищення

Без первинного документа не обходиться жодна господарська операція. Бо саме з нього бухгалтер може почерпнути основну для бухгалтерського обліку цієї операції інформацію. Тобто довідатися, приміром, хто, що, скільки, у кого і почім придбав. А з огляду на важливість для установи таких на перший погляд незначних папірців, законодавство передбачає суворі вимоги до їх зберігання, відновлення, архівування та знищення.

Як визначено наразі в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік), первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Зауважимо, що Законом України від 03.11.2016 № 1724-VIII (далі — Закон № 1724) внесено зміни до Закону про бухоблік. Відповідно до них з 03.01.2017 із визначення терміна «первинний документ» вилучено фразу «підтверджує її здійснення».

Окрім цього, детальне визначення терміну наводиться в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Користуйтесь консультацією: Добровільно-примусові сервіси фіскальної служби, або Чи варто боротися з додатковими угодами до договорів про визнання електронних документів

Тож наразі первинним документом вважають документ:

• який має письмову або електронну форму;
• у якому зафіксовано факт проведення господарської операції.

(!) Не забуваймо, що до первинних документів згаданий наказ Мінфіну відносить також розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на проведення госпоперацій.

Єдиного переліку документів, які вважаються первинними, на жаль, немає.

Однак законотворчі чітко прописали стосовно обов’язкових реквізитів, які мають містити первинні документи.

Обов’язкові реквізити первинних документів