Як створити приватну архівну установу

Хто та в якій формі може створити ПАУ

Одразу варто зазначити що, чинне законодавство чітко закріплює право фізичних та юридичних осіб на створення приватної архівної установи (далі – ПАУ). Так, ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі - Закон про НАФ) — зазначає, що архівним установам, котрі засновані фіз- та/або юрособами приватного права, дозволено зберігати архівні документи, що не належать державі та територіальним громадам (ст. 33 Закону про НАФ). Строки зберігання архівних документів у зазначених архівних установах визначаються договором, укладеним засновником з власником документів або уповноваженою власником особою, з урахуванням мінімальних строків зберігання документів, визначених відповідно до законодавства. Договором визначається також місце подальшого зберігання документів у разі ліквідації зазначених архівних установ.

Дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до документів Національного архівного фонду контролюється центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним державною архівною установою.

Водночас в Законі про НАФ нічого вказується про коло осіб — засновників ПАУ, ні про організаційно-правові форми, у яких ПАУ можуть діяти.

Спеціальний підзаконний акт, що містить вимоги до діяльності ПАУ та регулює процедуру контролю за ними, затверджений Державним комітетом архівів України від 30.07.2007 № 113 (далі - Порядок № 113) також не встановлює жодних вимог чи обмежень до складу засновників та форми ПАУ.

А тому керуючись принципом «дозволено все, що не заборонено законом», можна резюмувати, що ПАУ можуть створюватися будь-якими суб’єктами приватного права: як фіз-, так і юрособами або ж ними одночасно, без певних обмежень щодо їх числа та співвідношення.

Так само лояльно законодавець ставиться й до організаційно-правової форми ПАУ. Тож у цих питаннях засновники ПАУ є вільними і мають пам’ятати лише про необхідність виконувати загальні вимоги законодавства до тієї організаційно-правової форми, яку вони оберуть (водночас в ЄДРПОУ можна виділити зареєстровані ПАУ у вигляді ТОВ, приватної організації (установи, закладу). До речі, до ПАУ зарахуємо й приватне архівне зібрання, тобто зібрання архівних документів, що є власністю однієї або кількох осіб.

Алгоритм держреєстрації має починатися з реєстрації ПАУ як юридичної особи відповідно до вимог ЗУ «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про держреєстрацію).

Крім вимог Закону про держреєстрацію, слід зважати на деякі особливості, згадані в Порядку № 113. Зокрема:

• при формулюванні в установчих документах мети діяльності ПАУ слід виходити з того, що, відповідно до п. 2.1 Порядку № 113, ПАУ створюють для постійного та тимчасового зберігання архівних документів, що не належать державі, територіальним громадам, користування документами з службовою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Тому рекомендуємо використовувати саме таке формулювання мети;
• не пізніше ніж протягом місяця після створення засновники ПАУ зобов’язані повідомити державну архівну установу у зоні комплектування якої вона перебуває, про створення архівної установи (п. 2.5 Порядку № 113);
• щорічно подавати державній архівній установі паспорт ПАУ, Він призначений для сумарного обліку архівних документів, що зберігаються в ПАУ, а також у ньому вказують відомості про архівосховища та працівників (п. 2.6. Порядку №113).

Вимоги до діяльності ПАУ