Штатний розпис — це організаційний документ, у якому визначають перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачено системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо). Відповідно до п. 3 ст. 64 ГКУ, юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис.
Розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.
Штатний розпис оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.
Типова форма штатного розпису, затверджена наказом Мінфіну від 28.01.2002 №57, є обов'язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Підприємства інших форм власності та господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.
Пользуйтесь консультацией: Штатное расписание предприятия: составление, утверждение и зачем оно вообще нужно
Під час оформлення штатного розпису слід мати на увазі, що:
- датою цього документа є дата його затвердження;
- текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці;
- підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
- візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
- у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов'язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
- особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності);
- зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.
Як правило, у штатному розписі зазначаються конкретні суми окладів. Проте нині, особливо небюджетні підприємства, які самостійно встановлюють системи оплати праці для себе, можуть застосовувати і так звані «вилки» окладів, – коли назва посади одна, але штатних одиниць кілька, і оклад кожному із працівників, який займатиме цю штатну одиницю, обирається в межах зазначеного у штатному розписі діапазону – «вилки».
А ще «вилка» окладів застосовується як варіант того, як може збільшитися оклад упродовж року чи іншого періоду.
Мінсоцполітики про «вилку» окладів
Міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів встановлюються в колективному договорі або іншому локальному документі підприємства залежно від складності робіт, організаційно-правового рівня посади, від функцій, які виконує підрозділ, в якому працює той чи інший працівник, та інших умов праці. При цьому міжпосадові співвідношення можуть встановлюватись у певному діапазоні («вилці») окладів. У разі застосування діапазонів («вилок») окладів проводиться атестація працівника, і за результатами атестації встановлюється оклад у межах діапазону за посадою, яку обіймає працівник.
У штатному розписі доцільно встановити фіксований розмір посадового окладу, тож у випадку коли колективним договором чи іншим документом з оплати праці за посадами встановлено «вилки», то за результатами атестації у штатному розписі можуть бути встановлені різні розміри посадових окладів у межах «вилки» (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 №1812/0/101-16/284).