Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства
{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 3100/5 від 03.10.2011
№ 1428/5 від 27.09.2012
№ 1909/5 від 20.12.2012
№ 218/5 від 01.02.2013
№ 1061/5 від 03.06.2013
№ 1025/5 від 26.06.2014
№ 381/5 від 17.03.2015
№ 2567/5 від 15.08.2019
№ 638/5 від 18.02.2021
№ 2241/5 від 22.06.2021
№ 4445/5 від 10.12.2021
№ 2985/5 від 18.08.2023
№ 3783/5 від 27.12.2024
№ 585/5 від 27.02.2025
№ 1605/5 від 09.06.2025}
Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат", з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами та належної організації передачі документів нотаріального діловодства на тимчасове зберігання до державних нотаріальних архівів НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.
2. Визнати такими, що втратили чинність, наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2002 № 63/5 "Про затвердження Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 09.07.2002 за № 569/6857 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 15.07.2003 № 87/5 "Про затвердження Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.07.2003 за № 598/7919 (зі змінами), наказ Міністерства юстиції України від 31.12.2008 № 2368/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31.12.2008 за № 1325/16016 (зі змінами).
3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.):
3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).
3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
4. Начальникам Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
5. Цей наказ набирає чинності з 01.01.2011.
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.
ПРАВИЛА
ведення нотаріального діловодства
{ У тексті Правил: слово «картонаж» у всіх відмінках замінено словом «коробка» у відповідних відмінках; слова «головне управління юстиції» в усіх відмінках замінено словами «Головне територіальне управління юстиції» у відповідних відмінках; слова «з особового складу» замінено словами «з кадрових питань» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 }
{ У тексті Правил: слова «управління юстиції» в усіх відмінках і числах замінено словами «територіальний орган Міністерства юстиції» у відповідних відмінках і числах № 638/5 від 18.02.2021 }
{У тексті Правил: слово «(наряд)» в усіх відмінках і числах виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
{У тексті Правил: слова «організацію діловодства» замінено словами «ведення нотаріального діловодства» згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
{У тексті Правил: слова «державна нотаріальна контора» в усіх відмінках і числах замінено словом «контора» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
{У тексті Правил: слова «державний нотаріальний архів» в усіх відмінках і числах замінено словом «нотаріальний архів» у відповідних відмінках і числах згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
1.1. Ці Правила встановлюють порядок ведення нотаріального діловодства в конторах (далі - контора), нотаріальних архівах (далі - нотаріальний архів), приватними нотаріусами.
Нотаріальне діловодство - діяльність контор, нотаріальних архівів, приватних нотаріусів зі створення, обліку та зберігання документів на різних носіях (паперових та електронних) у процесі здійснення нотаріальної діяльності.
{Пункт 1.1 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
1.2. Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою.
{Пункт 1.2 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 }
1.3. Використані в цих Правилах основні терміни застосовуються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2023 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".
{Пункт 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3783/5 від 27.12.2024 }
II. Діловодство контори, нотаріального архіву, приватного нотаріуса
{Назва розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2241/5 від 22.06.2021 }
2.1. Організаційно-розпорядчі документи конторою, нотаріальним архівом, приватним нотаріусом ведуться з дотриманням вимог Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі - Типова інструкція з діловодства), та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020).
{Пункт 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2567/5 від 15.08.2019 , № 2241/5 від 22.06.2021, № 3783/5 від 27.12.2024 }