Подписание документов посредством использования факсимильного воспроизведения подписи: возможности и ограничения

Факсиміле (від лат. fac simile — «зроби подібне») — це точна копія підпису, зроблена у вигляді печатки або штампа, і призначена для спрощення та зменшення часу роботи з документами.

Згідно з п.3 ст.207 Цивільного кодексу України: "Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів."

Читайте статтю: ЯК ОТРИМАТИ ЕЛЕКТРОННИЙ ЦИФРОВИЙ ПІДПИС

На думку Держпідприємництва України в листі від 12.01.2005 № 145, суб'єкти господарювання мають право використовувати при здійсненні угод факсимільні підписи, якщо чинним законодавством не встановлено заборони щодо використання таких підписів, а також в разі досягнення письмової згоди між сторонами угоди щодо їх застосування.

Таким чином, для використання факсиміле необхідно укласти додаткову угоду до договору між сторонами про можливість використання факсимільного відтворення підпису на документах. В цій угоді необхідно розмістити зразки аналогів власноручних підписів, тобто зразки підписів осіб або особи, аналог підпису якої планується використовувати.

Для можливості використання факсиміле директору підприємства необхідно видати наказ щодо використання факсимільного підпису та вказати в наказі відповідальну особу, якій надаватимуться повноваження використання та зберігання факсиміле. Також необхідно розробити інструкцію про порядок використання на підприємстві факсимільного підпису, в якій слід прописати, на яких саме документах планується використовувати факсимільний підпис особи.

Згадайте новину: Відміна печаток: крок до збільшення випадків шахрайства чи імплементація європейських норм в українське законодавство

Розглянемо питання, на яких документах допускається використання факсимільного відтворення підпису, а на яких документах цього робити не рекомендується та думку податкових органів.

Зазвичай факсиміле використовується на внутрішніх документах підприємства: внутрішніх наказах, інструкціях, договорах і т.д.

Розглянемо можливість використання факсиміле на первинних документах.