Електронні документи: використання у господарській діяльності та суді

Актуальність електронних документів для використання у господарській діяльності, взаємодії з державними органами та суді збільшується щодня.

У певних сферах взаємодія з клієнтами та підрядниками здійснюється виключно онлайн, не завжди є можливість підписати документи на папері. Дехто не хоче гаяти час на друк та пересилання документів. А інколи суттєві умови правовідносин містяться лише у листуванні (електронна пошта, Telegram, WhatsApp та інші месседжери) та адвокати шукають усі можливі підстави для використання таких доказів у суді.

Спробуємо розібрати найбільш цікаві питання, серед яких: електронне підписання документів, ЕЦП та його перевірка, договірні застереження, взаємодія з судами.

Аналізуйте судовий акт: Електронний підпис (ЕЦП) є обов’язковим реквізитом електронного документа, а емайл листування не може бути прийнято як допустимий доказ судом, без відповідного підпису(ВС/КГС у справі № 922/788/19 від 28 грудня 2019р.)

Електронне підписання документів

Законодавством України передбачена можливість укладення договору з використанням електронного підпису. Тобто існує можливість уникнути підписання договору «на папері». Електронну форму документа передбачає ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ «Про електронні довірчі послуги», ЗУ «Про захист прав споживачів», ЗУ «Про зовнішньоекономічну діяльність», ЗУ «Про електронну комерцію», Цивільний кодекс України та інші нормативно-правові акти.

Відповідно до ст. 205 ЦКУ Цивільного кодексу України - Правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Також передбачено право сторін обирати форму правочину. А стаття 639 Цивільного кодексу України передбачає, що договір, укладений за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем за згодою обох сторін вважається укладеним в письмовій формі.

Вищезазначені нормативно-правові акти визнають укладеними договори, що підписані за допомогою електронного підпису, а також визначають механізми, способи та порядок укладання таких договорів.

Електронний цифровий підпис

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – вид підпису, що надає можливість здійснювати підпис документів в електронній формі. Фактично це електронний файл з набором зашифрованих даних для ідентифікації підписанта.

Закон України «Про електронні довірчі послуги» визначає електронний підпис як електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», визначає правову природу електронного документу та закріплює, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.