Строки зберігання первинних документів

Скільки слід зберігати первинні документи, на основі яких формувалася первісна вартість самостійно зведеної будівлі, зарахованої до ОЗ? Які документи, пов’язані з будівництвом, потрібно зберігати в архіві підприємства?

Податківці в ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06 з метою визначення строку зберігання первинних документів, які стосуються діяльності суб’єктів господарювання, радять звертатися до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578.

Водночас для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3 та 44.4 ПКУ.

Зокрема, п. 44.3 ПКУ передбачено обов’язок зберігати первинні документи (документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менше ніж 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.

Отже, платники податків повинні зберігати документи у строки, визначені Наказом №578. Але ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.

У Наказі №578 визначено, що первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися не менше ніж 3 роки.

Три роки мають зберігатись і облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо).

При цьому окремих строків, що стосуються первинних документів, які використовуються для обчислення первісної вартості створеного ОЗ, у тому числі і будівництва, не передбачено.

Водночас строк зберігання 10 років встановлюється для документів (акти, огляди, доповідні записки, звіти) про хід будівництва, а також документів (акти, рішення, доповідні записки, довідки) про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів.

А згідно з пп. 2.10 Наказу №578 відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, відлік строку зберігання документів, складених у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Таким чином, первинні документи, на підставі яких визначається первісна вартість створеного об’єкта ОЗ (видаткові накладні, акти виконаних робіт), мають зберігатися протягом 3 років.