Соцсеть для набсовета. Как облегчить жизнь занятым людям или портал для топ-менеджеров

Виртуализация работы наблюдательного совета: как и зачем, рассказывает biz.nv.ua

Весной 2019 года в НДУ начал работать портал Наблюдательного совета. По своей сути, он работает как Фейсбук, в котором зарегистрированы все члены наблюдательного совета публичной компании и корпоративный секретарь. Зачем и как его создавали? Какие преимущества для работы наблюдательного совета от такой виртуализаци? И как именно онлайн-режим помогает сделать корпоративное управление эффективнее?

Недавно у меня было выступление на форуме корпоративных секретарей, где я презентовала диджитал-проект портала наблюдательного совета. После доклада ко мне подходили коллеги и интересовались этой темой, хотели узнать детали. Некоторые только сейчас узнали о существовании такого программного обеспечения, другие хотели услышать, как его внедрить, и поинтересоваться о нашем опыте использования портала.

Зачем нужен портал наблюдательного совета

Интерес к теме неудивителен, поскольку сегодня диджитализация бизнес-процессов — актуальна для многих компаний. Для Национального депозитария Украины — это одно из ключевых направлений развития: в начале августа будет запущена обновлённая IT-платформа депозитарного учёта DEPEND_Q, параллельно расширяется функционал web-сервиса Кабинет клиента НДУ.

Мы запустили портал набсовета в работу весной 2019 года и уже получили некоторый опыт.

Начнём с самого главного вопроса — что даёт такой портал топ-менеджерам, входящим в состав наблюдательного совета

1. Оперативность проведения заседаний. Все члены наблюдательного совета, как правило, люди занятые, работающие в разных компаниях. Поэтому одна из главных задач портала — помощь в организации заседаний. Обязательная опция — календарь с расписанием всех заседаний набсовета, комитетов и рабочих встреч. Через портал происходит оперативное оповещение всех членов набсовета. Это помогает организовать заседание день в день или даже в течение нескольких часов, если вопрос очень срочный и есть возможность собрать кворум.

Также есть возможность и дистанционного участия в заседаниях — для этого на портале можно проводить аудио- и видеоконференции. Таким образом, при наличии интернета и компьютера, планшета, либо мобильного телефона (в портале есть также опция для мобильного приложения) член наблюдательного совета может принять участие в заседании, находясь в любой точке мира.

2. Возможность качественной подготовки к заседанию. Обычно материалы к заседанию отправляются по электронной почте. Но у любого члена набсовета почтовый ящик заполнен сотнями писем. Пропустить сообщение с прикрепленными к нему нужными документами или потерять его в течение нескольких последующих дней довольно просто. Поэтому ещё одна важная функция портала — структурирование материалов. Для этого документы раскладываются по тематическим папкам, расположенным в хронологическом порядке. Это удобно. И это экономит время, как членам набсовета, так и корпоративному секретарю, который занимается организацией и подготовкой заседаний.

3. Эффективная коммуникация. Подготовка к заседанию — это не только чтение документов. Некоторые члены набсовета ведут переписку по электронной почте, обсуждая определённые вопросы. Нередко, к ней необходимо вернуться, но, опять-таки, она может затеряться среди других писем. В портале набсовета НДУ придумано решение — лента/чат. Обсуждения разбиты по темам и расположены в хронологическом порядке. В случае необходимости к ним можно возвращаться.