Нові правила засвідчення копій документів – набув чинності новий ДСТУ № 4163

З 1 вересня 2021 року застосовуються нові вимоги до оформлення документів - набрав чинності ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163, Стандарт). Посвідчення копій, підпис, гриф та інші реквізити документа тепер оформлятимуться по-новому. Починаючи з 1 вересня 2021 року усі державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інші юридичні особи повинні застосовувати ДСТУ 4163.

Щодо ФОПів, то на підставі правила, встановленого у статті 51 ЦКУ, до фізичних осіб - підприємців слід застосовувати норми спеціального (господарського) законодавства, якщо предметом регулювання безпосередньо є їх підприємницька діяльність. Принципи здійснення ФОПом підприємницької діяльності роблять його подібним до юридичних осіб, а тому, вважаємо, що дія вимог ДСТУ 4163 поширюється і на ФОПів.

Які документи повинні оформлятися відповідно до вимог ДСТУ 4163?

Це положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо; розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження); акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо. Бухгалтерські документи (первинні документи бухгалтерського обліку): товарно-транспортні накладні, видаткові накладні, акти про виконані роботи тощо до цього переліку не входять, отже на ці документи дія ДСТУ 4163 не поширюється.

Вимоги Стандарту повинні поширюватись як на паперові документи, так і на електронні.

Зупинимось на основних вимогах до оформлення документів, які встановлені цим ДСТУ.

1. Обов’язкове використання одного типу шрифту — Times New Roman, з бажаним основним кеглем 12-14, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали;

2. У документах тепер фігуруватимуть ТІЛЬКИ прізвище на ім’я (адаптація до європейських стандартів). Ці вимоги поширюються і на порядок засвідчення копії документа: слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. При цьому, ПРІЗВИЩЕ друкується великими літерами, приклад – Іван ІВАНЕНКО;

3. У відомостях про виконання документа зазначаємо Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону, приклад – Іваненко Іван 236 44 28.

4. Встановлено новий реквізит документа – відмітка про ознайомлення із документом. Ця відмітка складається з таких елементів: слів «З документом ознайомлений(-а,-і):» (без лапок), особистого підпису, власного імені, дати, яку працівник власноручно проставляє під час ознайомлення, приклад – З наказом ознайомлений: підпис Іван Іваненко 13.09.2021

5. Стандартом передбачено 32 реквізити документа. Пунктом 4.4 Стандарту зазначено обов’язкові реквізити, що надають документу юридичної сили, а саме: