Строк зберігання документів згідно з ПКУ
За ПКУ строк зберігання становить 1825 днів (5 років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що їх складають платники податку на прибуток, а також юрособи-«єдинники» (пп. 44.3.2 ПКУ).
До речі, для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК), строк зберігання — 2555 днів (пп. 44.3.1 ПКУ).
Для решти документів — 1095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ).
Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, — з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії).
Наприклад, ТОВ перебуває на ЄП групи 3 (5%) і подає звітність поквартально. Строк подання декларації з ЄП за третій квартал 2022 року — 09.11.2022.
Тож строк 1825 днів для документів, на підставі яких складалася декларація, починає відлічуватися з 09.11.2022. Граничний строк зберігання таких документів — 08.11.2027.
Але на період карантину, який почався 12.03.2020, а потім і воєнного стану цей строк призупинено. Карантин скасовано з 01.07.2023. А згідно з новою редакцією пп. 69.9 підр. 10 розд. ХХ ПКУ строк, призупинений на період воєнного стану, знову поновлено з 01.08.2023.
Це означає, що для документів за наведеним вище прикладом строк призупиняється з 09.11.2022 до 31.07.2023. Таким чином, строк 1825 днів слід починати відлічувати з 01.08.2023. Граничний строк зберігання документів буде — 30.07.2028.
Але ПКУ передбачає строк зберігання документів тільки для потреб оподаткування. Проте, крім ПКУ, питання зберігання документів регламентуються й іншими нормативними документами, про що далі.
Строк згідно з Переліком №578/5