Как увеличить производительность бэк-офиса в 2 раза: история внедрения Case.pro в Skolkovo Legal

В прошлом году Skolkovo Legal — один из мировых лидеров по предоставлению услуг в сфере интеллектуальной собственности — перешел на управление процессами с помощью системы Case.pro. Представители компании настроили сервис под собственные бизнес-задачи, благодаря чему продуктивность нынешнего штата фирмы увеличилась почти в два раза. Об уникальном опыте использования Case.pro для оказания патентных услуг — в материале.

ПРОЕКТ: Case.pro Система автоматизации юридических процессов

Почему Skolkovo Legal потребовалась автоматизация

Skolkovo Legal создавалась для правового сопровождения проектов «Сколково», но постепенно расширила сферу оказания услуг на внешних клиентов. Структура фирмы включает три подразделения: отдел патентования, который оказывает услуги по регистрации заявок на патенты, товарных знаков, проводит патентные исследования и т.д., отдел корпоративного права, а также бэк-офис, который занимается организацией бизнес-процессов и взаимодействия между подразделениями компании.

На начальном этапе сотрудники фирмы использовали для обмена информацией электронную почту, а для свода данных — Excel. Более 6 лет назад, когда Skolkovo Legal только начинало свою работу, этого было достаточно. Но по мере развития компании количество процессов и информации стремительно росло, и специалистов стало заваливать монотонной рутинной работой.

Skolkovo Legal (ЦИС «Сколково») — 100% дочернее общество Фонда «Сколково», которое оказывает стартапам, фондам, бизнес-ангелам, корпорациям и институтам развития полный комплекс услуг по юридическому сопровождению, включая патентную и правовую экспертизу в России и на мировых рынках. Численность сотрудников — 40 человек.

Юристам бэк-офиса, которые занимаются контрактованием, приходилось вручную вести в Excel реестр заключенных договоров. Казалось бы — секундная операция. Но по факту это отнимало огромное количество времени и сильно отвлекало сотрудников от основной работы. Кроме этого, с такими реестрами было очень неудобно работать, поскольку накапливалось огромное количество информации, которую все сложнее было анализировать.

Еще одним серьезным фактором стал вопрос об учете времени и затрат консультантов на выполнение заказов. Именно невозможность рассчитать классическую себестоимость — сколько фирма тратит на оказание услуги и сколько получает с рынка — обеспокоила нового финансового директора Skolkovo Legal Константина Ельцова: «В компании не было позаказного учета. В Фонде «Сколково» существует система учета, она построена на базе 1С, но нужная нам информация в ней не фиксируется».

Решением проблемы могло бы стать обращение во внутренний IT-департамент для разработки дополнительного модуля в 1С. Однако руководство фирмы не устраивала такая перспектива, ведь внутренняя система не была заточена под юридические задачи, а на ее доработку ушло бы слишком много времени.

«Я понял, что это не тот продукт, который нам нужен. К тому же мы попали в положение «младшего брата» — в рамках группы «Сколково» мы совсем не большая компания. Конечно, разработчики могли сделать что-то специально для нас, но они не могли показать, как это будет выглядеть, и это заняло бы 6-9 месяцев, потому что в очереди много других компаний, которым нужна поддержка IT-департамента», — объясняет Константин Ельцов. Представители компании начали мониторить рынок в поисках подходящего решения для автоматизации.

Трудности поиска