Міністерство юстиції України розповідає, що для забезпечення юридичної сили виданих в Україні офіційних документів, за межами держави необхідним є їх міжнародне засвідчення. Найпоширенішим та найпростішим механізмом такого засвідчення є проставлення апостиля. Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує легітимність офіційного документа відповідно до положень Гаазької конвенції. Його наявність засвідчує справжність підпису посадової особи, її службовий статус, а також автентичність відбитку печатки або штампу на ньому. Завдяки проставленню апостиля офіційні документи визнаються на території держав, що приєдналися до Гаазької конвенції, без необхідності проходження процедури консульської легалізації, що суттєво спрощує їх міжнародний обіг.
Згадайте новину: Електронний апостиль практичне застосування міжнародних е-документів в Україні
Однак не на всіх документах можна проставити апостиль. Так, згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 №125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 за №478/39534, (далі – Правила) апостиль не проставляється на:
- оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України;
- оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус;
- військових квитках;
- трудових книжках;
- дозволах на носіння зброї;
- свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах);
- інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України.
Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
Користуйтеся консультацією: Шлюб, укладений за кордоном: апостиль, легалізація та публічний порядок
Також не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.
Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.
Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідченену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.
Користуйтеся консультацією: Як апостилювати документи, перебуваючи за кордоном
На сьогодні засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мінюсту від 22.02.2012 №296/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за №282/20595 (зі змінами)).