Як оформити довіреність на отримання ТМЦ
Незважаючи на скасування з 2015 року бланку довіреності на отримання ТМЦ (який був бланком суворої звітності) й Інструкції №99 щодо порядку її оформлення і право суб’єктів господарювання оформлювати довіреності у довільній формі, все ж таки спори між контрагентами не вщухають.
І одна із причин – це претензії з боку податківців, які:
- вважають довіреність одним із доказів реальності госпоперації, на виконання якої її видано. Отже, якщо помилитися (на думку ДПС) у порядку складання довіреності, можна поставити під сумнів саму господарську операцію;
- звертають особливу увагу на ідентифікацію особи, яка реально брала участь у виконанні господарської операції. Тобто, крім іншого, слід переконатися, що в довіреності правильно і в достатньому обсязі зазначені персональні дані фізособи, на яку її видано, і звірити ці дані в особи, яка на цю довіреність посилається.
На нашу думку, вирішення цієї проблеми все ж таки лежить у площині оформлення самих господарських відносин. Адже довіреність не є первинним документом. Тому, незалежно від її наявності чи відсутності, недоліки у її оформленні не можуть впливати та/або ставити під сумнів реальність самої госпоперації.
Проте такі вимоги контролюючого органу не є повністю безпідставними, оскільки:
повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи – підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо (п. 2.4 Положення №88);
неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
ЦКУ встановлює лише окремі вимоги оформлення довіреності уповноваженої особи юрособи (ст. 246, 247). Зокрема:
- вона видається органом юрособи або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами,
- строк довіреності встановлюється у її тексті, інакше – вона зберігає чинність до припинення її дії,
- довіреність, у якій не вказана дата її дії, є нікчемною.
Але, знаючи про вимоги податківців, більшість суб’єктів господарювання під час видачі ТМЦ не приймають довіреність, в який, окрім посади та П.І.Б., не вказано жодних паспортних даних чи даних іншого документа, що посвідчує особу.
Тому покупці можуть у тексті договору чи іншим документом, який може бути надісланий попередньо контрагенту/продавцю у визначений договором спосіб (електронно поштою тощо), передати перелік довірених осіб, які можуть отримувати від імені покупця ТМЦ.
Якщо ж продавці вимагають їх вказувати саме в довіреності, то для уникнення певних ризиків та витрат на майбутній спір з податковими органами контрагент-покупець все ж таки має вказати у довіреності необхідну інформацію для ідентифікації особи-отримувача. Особливо якщо сторони не укладають письмового договору та мають мінімальний пакет документів при оформленні госпоперації.