Документи в електронному вигляді – це не лише додаткові можливості для людини, а й вимога часу. Наголошує ПФУ.
Електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України.
Оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників (підстава — Закон України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).
Слід зазначити, що інформація про страховий стаж з 1 січня 2004 року зараховується лише за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Перед подачею трудової книжки на оцифрування радимо перевірити правильність її оформлення.
Згадайте новину: Як забрати трудову книжку з роботи додому під час війни
Пропонуємо виконати такі три основні кроки
Крок 1. Перевірте правильність написання:
- прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
- дати народження.
Вони мають відповідати даним паспорту.
Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:
- колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
- на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки: