Листування з контрагентом по електронній пошті: зазначаємо правила листування у договорі

Підприємство уклало договір на поставку товару партіями. У договорі сторони погодили асортимент і графік поставок. Але потім у покупця змінювалися обставини, він два рази змінював терміни поставки та один раз асортимент товару. Сторони домовлялися про зміни в електронній пошті та месенджерах. Підприємство поставило товар, покупець його прийняв - претензій ні у кого немає.

Через два місяці покупець звернувся до суду з позовом до постачальника про стягнення неустойки за порушення термінів поставки. У договорі вказані попередні терміни, зміни сторонами не узгоджені у передбачений договором спосіб, тож постачальник порушив умови договору.

Є кілька правил, яких слід дотримуватися, щоб листування по електронній пошті захищало вас в суді.

Наприклад: “Усе листування, пересилання документів, повідомлень, заяв і претензій, пов'язаних з виконанням цього Договору, або що випливають із нього, направляються Сторонами безпосередньо на адреси, зазначені в цьому Договорі, в тому числі електронні адреси, у відповідності зі строками й порядком, встановленими чинним законодавством та цим Договором.”

Важливо вказати електронні адреси обох сторін, а не однієї:

“Сторони направляють повідомлення електронною поштою із використанням наступних електронних адрес сторін:

офіційна електронна адреса замовника: zakazchik@gmail.com офіційна електронна адреса виконавця ispolnitel@ukr.net .”

Електронні адреси можна зазначити безпосередньо у реквізитах сторін.

Якщо ви почали листування з робочої пошти, а потім відправили лист з особистої - суд може не прийняти такий доказ. Продублюйте лист з адреси, вказаної в договорі.

Наприклад: “Сторони гарантують доступ виключно уповноважених представників сторін до адрес електронної пошти, зазначених в цьому договорі та забезпечують всі необхідні організаційні та технічні засоби для належного захисту електронних поштових скриньок від несанкціонованого доступу. Сторони зобов’язуються в п’ятиденний термін повідомити іншу Сторону про зміни в адресі електронної пошти.”

Наприклад: “Всі повідомлення, направлені Сторонами на офіційні електронні адреси одна одної вважаються отриманими Стороною у момент відправлення відповідного повідомлення”.