Юридичний чек-лист для підприємців у новорічний період: як уникнути правових ризиків і почати рік без проблем

Новорічні свята завжди асоціюються з магією, затишком і перезавантаженням. Але для бізнесу ці дні можуть стати не лише часом святкувань, а й періодом підвищеного ризику. У моїй практиці адвоката не раз траплялися ситуації, коли неналежна увага до дрібниць у кінці року призводила до великих проблем на його початку. Тому сьогодні я розкажу, як підприємцям підготуватися до святкового сезону так, щоб він не став головним болем для вас і вашого бізнесу.

1. Перевірте договори та зобов'язання

Рік закінчується, але зобов’язання перед контрагентами залишаються. Уважно перегляньте всі угоди, строки виконання яких припадають на святковий період.

Особливу увагу варто приділити:

• строкам поставок та оплати, які можуть зірватися через неробочі дні;
• форс-мажорним застереженням, які можуть вплинути на виконання договору;
• штрафним санкціям за прострочення, навіть якщо воно трапилося через обставини, які ви не могли контролювати.

Практичний приклад:
Один із моїх клієнтів, власник невеликої транспортної компанії, мав постачання товарів до ЄС напередодні новорічних свят. Угода не передбачала можливості зміни строків через національні свята в країнах призначення. Це призвело до того, що частина поставок затрималася, і замовник вимагав сплати значної неустойки. Урок: завжди враховуйте святкові періоди у вашій та інших країнах при складанні договорів.

2. Розберіться з податками

Податкові зобов’язання не мають відпусток чи канікул. Якщо строк подання звітності або сплати податків припадає на святковий період, подбайте про це заздалегідь.

Рекомендую:

• Подати звіти до закінчення року, щоб уникнути плутанини або технічних збоїв у січні.
• Перевірити наявність заборгованостей перед податковими органами.

Зарубіжний досвід показує, що у багатьох країнах (наприклад, у Німеччині) бізнес отримує спеціальні сповіщення від податкових органів напередодні свят з чіткими інструкціями щодо термінів. В Україні цього може не бути, тож покладайтеся на власну уважність.

3. Перевірте трудові питання

Свята для співробітників - це радість, але для роботодавця - потенційне джерело конфліктів.

Ось кілька моментів, на які варто звернути увагу:

• Графік роботи. Якщо ваша компанія працює у святкові дні, це має бути чітко прописано в графіку роботи.
• Оплата праці. Пам’ятайте, що робота у святкові дні оплачується за подвійним тарифом.
• Відпустки. Співробітники можуть захотіти взяти додаткові вихідні, але це не повинно вплинути на робочий процес.

У багатьох країнах світу, наприклад у Великобританії, існують чіткі правила компенсації за роботу у святкові дні, а роботодавці навіть отримують податкові пільги за забезпечення співробітникам комфортних умов праці під час свят. В Україні таких механізмів поки що немає, але це не знімає відповідальності з роботодавців.

4. Контролюйте документообіг

У кінці року документообіг стає особливо важливим. Переконайтеся, що всі акти виконаних робіт, накладні та рахунки-фактури підписані та оформлені належним чином.

Особливу увагу зверніть на електронний документообіг. Перевірте:

• чи працюють ваші сервіси;
• чи мають відповідальні особи доступ до систем під час свят;
• чи є резервні копії всіх важливих документів.

Одна з реальних ситуацій, з якою я стикалася: у клієнта вийшов з ладу сервер з електронним підписом напередодні Нового року, що унеможливило підписання важливих контрактів. Цього можна було уникнути, якби компанія мала резервний доступ до системи.

5. Захистіть свої активи

Свята - це час, коли злочинці можуть бути особливо активними. Це стосується як фізичних об’єктів (офісів, складів), так і цифрових активів (комп’ютерних систем, банківських рахунків).

Рекомендації:

• Забезпечте охорону ваших об’єктів;
• Проведіть аудит систем кібербезпеки;
• Перевірте, чи всі співробітники дотримуються протоколів безпеки.

6. Не забувайте про форс-мажор

Свята - це не лише святкові вогники та шампанське, а й ризик неочікуваних подій. Війна, погодні умови чи технічні збої можуть стати причиною форс-мажору.

Подбайте, щоб у ваших договорах були чіткі умови щодо дій у таких ситуаціях, і переконайтеся, що ви знаєте, як отримати сертифікат про форс-мажор у Торгово-промисловій палаті України, якщо це буде необхідно.

Новорічний період - це не лише час підбивання підсумків, а й підготовки до нового етапу. Виконуючи прості, але важливі кроки з цього чек-листа, ви можете бути впевненими, що ваш бізнес зустріне новий рік без неприємних сюрпризів.

І нехай святкові вогники освітлюють не лише ялинку, а й ваш шлях до успішного, стабільного та захищеного майбутнього.

Автор статті: адвокат Світлана Приймак