Как увеличить производительность бэк-офиса в 2 раза: история внедрения Case.pro в Skolkovo Legal

В прошлом году Skolkovo Legal — один из мировых лидеров по предоставлению услуг в сфере интеллектуальной собственности — перешел на управление процессами с помощью системы Case.pro. Представители компании настроили сервис под собственные бизнес-задачи, благодаря чему продуктивность нынешнего штата фирмы увеличилась почти в два раза. Об уникальном опыте использования Case.pro для оказания патентных услуг — в материале.

ПРОЕКТ: Case.pro Система автоматизации юридических процессов

Почему Skolkovo Legal потребовалась автоматизация

Skolkovo Legal создавалась для правового сопровождения проектов «Сколково», но постепенно расширила сферу оказания услуг на внешних клиентов. Структура фирмы включает три подразделения: отдел патентования, который оказывает услуги по регистрации заявок на патенты, товарных знаков, проводит патентные исследования и т.д., отдел корпоративного права, а также бэк-офис, который занимается организацией бизнес-процессов и взаимодействия между подразделениями компании.

На начальном этапе сотрудники фирмы использовали для обмена информацией электронную почту, а для свода данных — Excel. Более 6 лет назад, когда Skolkovo Legal только начинало свою работу, этого было достаточно. Но по мере развития компании количество процессов и информации стремительно росло, и специалистов стало заваливать монотонной рутинной работой.

Skolkovo Legal (ЦИС «Сколково») — 100% дочернее общество Фонда «Сколково», которое оказывает стартапам, фондам, бизнес-ангелам, корпорациям и институтам развития полный комплекс услуг по юридическому сопровождению, включая патентную и правовую экспертизу в России и на мировых рынках. Численность сотрудников — 40 человек.

Юристам бэк-офиса, которые занимаются контрактованием, приходилось вручную вести в Excel реестр заключенных договоров. Казалось бы — секундная операция. Но по факту это отнимало огромное количество времени и сильно отвлекало сотрудников от основной работы. Кроме этого, с такими реестрами было очень неудобно работать, поскольку накапливалось огромное количество информации, которую все сложнее было анализировать.

Еще одним серьезным фактором стал вопрос об учете времени и затрат консультантов на выполнение заказов. Именно невозможность рассчитать классическую себестоимость — сколько фирма тратит на оказание услуги и сколько получает с рынка — обеспокоила нового финансового директора Skolkovo Legal Константина Ельцова: «В компании не было позаказного учета. В Фонде «Сколково» существует система учета, она построена на базе 1С, но нужная нам информация в ней не фиксируется».

Решением проблемы могло бы стать обращение во внутренний IT-департамент для разработки дополнительного модуля в 1С. Однако руководство фирмы не устраивала такая перспектива, ведь внутренняя система не была заточена под юридические задачи, а на ее доработку ушло бы слишком много времени.

«Я понял, что это не тот продукт, который нам нужен. К тому же мы попали в положение «младшего брата» — в рамках группы «Сколково» мы совсем не большая компания. Конечно, разработчики могли сделать что-то специально для нас, но они не могли показать, как это будет выглядеть, и это заняло бы 6-9 месяцев, потому что в очереди много других компаний, которым нужна поддержка IT-департамента», — объясняет Константин Ельцов. Представители компании начали мониторить рынок в поисках подходящего решения для автоматизации.

Трудности поиска

Главными требованиями Skolkovo Legal к новой системе были удобство и гибкость. Все процедуры в компании были достаточно простыми и индивидуализированными, поэтому необходим был продукт с максимальными возможностями кастомизации.

Еще одно важное требование — возможность логирования. В системе должно было быть штатное решение, которое бы позволяло вести учет рабочего времени.

Однако найти оптимального провайдера оказалось непросто. Большинство внешних сервисов необходимо было дорабатывать, а это требовало немалых дополнительных вложений.

«Даже элементарные запросы, например, настройка нужных нам полей в карточке дела, требовали переработки системы, которая стоила бы нам сотни тысяч. А с учетом еще каких-то элементов — миллион, полтора миллиона», — рассказывает финансовый директор Skolkovo Legal.

Первое знакомство представителей компании с Case.pro также вызвало сомнения, ведь продукт был известен в первую очередь как система для управления делами правовых подразделений или компаний. Однако, изучив сервис более детально, специалисты поняли, что в основе Case.pro — конструктор, который легко приспособить для своей деятельности без дополнительных затрат. Причем приспособить нестандартно, не так, как он позиционируется на рынке.

Какие процессы уже настроены

Создание карточек заказа любого типа

Когда решение о внедрении Case.pro было принято, представители Skolkovo Legal настроили в системе собственную карточку заказа, прописав в ней необходимые поля: номенклатуру услуги, данные контрагентов, количество законтрактованных часов и т.д.

Она формируется, когда консультант получает от клиента заявку на оказание услуг. Таким образом, все заказы, поступающие в компанию, фиксируются в системе в виде карточек.

Пример карточки заказа

Систематизация информации по заказам

Договоры, счета и акты больше не хранятся в разных папках и электронной переписке — весь набор документов по заказам из карточки заказа поступает в единый электронный архив. Это позволило получить полное представление о процессах по работе с заказами, которые происходят в компании.

Автоматический учет времени на выполнение заказов

В карточке заказа сотрудники фиксируют затраченное в рамках договорной работы время. Это позволяет следить за качеством работы юристов и сроками выполнения задач, а также оценивать общую загруженность отдела и каждого сотрудника, чтобы оптимально распределить ресурсы.

Автоматическое согласование документов

Кроме сбора статичной информации сотрудники Skolkovo Legal с помощью сценариев автоматизации настроили в Case.pro процедурные вопросы.

«Мы понимали, что нам нужно согласовывать документы, договоры, служебные записки, нужен был какой-то процесс взаимодействия, который заменил бы электронную почту. Оказалось, что Case.pro нам в этом помог. Там есть различные сценарии автоматизации через постановку задач», — говорит Константин Ельцов.

Так, к примеру, заключение сделки по оказанию услуг в Skolkovo Legal полностью реализуется в Case.pro.

- Этап 1. Добавление заказа

Консультант получает обращение об оказании услуги, вносит информацию в карточку предзаказа. В этой карточки фиксируется затраченное консультантом рабочее время.

- Этап 2. Формирование договора

Когда клиент готов заключить контракт, в карточке автоматически выставляется задача юристам бэк-офиса на создание договора. Проект договора составляется здесь же — через постановку задач и обмен информацией, комментирование.

- Этап 3. Согласование и выпуск

Затем консультанту ставится задача на согласование договора с клиентом. После того, как все утверждено, в Case.pro появляется задача для бэк-офиса выпустить договор.

При этом сотрудники не пользуются ни системами электронного документооборота, ни электронной почтой. Процесс согласования, контроль сроков, формирование отчетов — все это осуществляется в единой системе. Запросы в бухгалтерию на выставление счетов и актов также реализуются в Case.pro.

Интеграция с единой IT-инфраструктурой Фонда «Сколково»

Поскольку система Case.pro установлена на SQL-сервере Фонда «Сколково», специалисты Skolkovo Legal научились с помощью запросов напрямую к базе данных Case.pro, выводить информацию, накопленную в ней, в специализированные дашборд-приложения, в том числе для мобильных устройств. Благодаря этому большие объемы данных, которые содержатся в отчетах, можно представить более наглядно — в виде графиков и диаграмм, настроенных именно с учетом параметров, которые необходимы Skolkovo Legal.

Планы на будущее

Сейчас представители компании продолжают настраивать систему и интегрировать ее с внешними сервисами, чтобы полностью автоматизировать все процессы в организации. В ближайших планах — интеграция с программой штрихкодирования, которая позволит идентифицировать документ в системе с помощью штрихкода бумажного документа. При этом движения бумажного документа будут сопровождаться электронной меткой, то есть постановкой задач от одного участника процедуры к другому.

Также сотрудники Skolkovo Legal ставят перед собой задачу интеграции с 1С. Но уже сегодня представители компании ощущают эффект от автоматизации с помощью Case.pro — объем работ и заказов увеличился в 1,5-2 раза, но справляться с ними бэк-офис может с той же численностью штата. Они уверены, что система поможет фирме развиваться, не наращивая дополнительную численность.

Источник: pravo.ru