Документы необходимые предпринимателю для избежания ответственности перед налоговыми органами за действия третьих лиц.

11 ДРУЗЕЙ ОСТОРОЖНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ (ИЛИ НАЛОГОВАЯ ДОКТРИНА НАДЛЕЖАЩЕЙ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТИ).

В правоприменительной практике последних лет сложилась устойчивая тенденция привлечения налогоплательщиков к ответственности за действия третьих лиц, в частности контрагентов по заключенным договорам, что влечет доначисление налогов, пени и штрафов.

В этой связи налогоплательщики вынуждены проявлять должную осмотрительность и осторожность при выборе своих партнеров. Сегодня комплекс подобных мер предосторожности получил название «доктрины должной осмотрительности и осторожности в выборе своих контрагентов при ведении финансово-хозяйственной деятельности».

ЭЛЕМЕНТ ПЕРВЫЙ:

Истребование у контрагентов оригиналов для обозрения и (или) заверенных копий учредительных и регистрационных документов:

- решение о создании субъекта предпринимательской деятельности;
- учредительный договор
- устав;
- доказательств постановки на учет в налоговом органе;
- выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей;
- свидетельство плательщика НДС.

Указанные документы подтверждают надлежащую правосубъектность контрагента, его гражданско-правовой статус, факт надлежащей регистрации контрагента.

Отдельно нужно сказать о важности выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц-предпринимателей. Указанная выписка содержит важнейшую информацию в отношении контрагента на конкретную дату: ИНН, код, полное и сокращенное наименования, место нахождения, данные об исполнительном органе (директор, генеральный директор, управляющая компания), размер уставного капитала, состав участников и распределение их долей в уставном капитале (для ООО), все регистрационные действия, ранее совершенные в отношении контрагента.

ЭЛЕМЕНТ ВТОРОЙ:

Истребование у контрагента оригиналов ДЛЯ ОБОЗРЕНИЯ и (или) заверенных копий документов, подтверждающих личность и полномочия руководителя и главного бухгалтера:

• копии паспортов руководителя и главного бухгалтера;
• протокол об избрании руководителя;
  приказы о назначении на должность руководителя и главного бухгалтера (с подписями указанных лиц об ознакомлении).

В случае если договор, первичные документы, счета-фактуры и др. первичные документы от имени контрагента будут подписываться иными лицами, соответственно необходимо получить также заверенные копии надлежащим образом оформленных доверенностей на данных лиц.

Все перечисленное необходимо для подтверждения факта подписания документов от имени контрагента уполномоченными лицами.

Также целесообразно проводить сверку подписей на документах с паспортом или доверенностью. Хотя налогоплательщик не имеет возможности достоверно установить подлинность подписей представителей компании-контрагента, однако, их визуальное сопоставление также может быть полезным.

ЭЛЕМЕНТ ТРЕТИЙ:

Истребование у контрагента оригиналов для обозрения и (или) заверенных копий лицензий контрагента, если деятельность, выполняемая по сделке, подлежит лицензированию.

Лицензия является необходимым документом, подтверждающим, что сделка заключена с уполномоченным хозяйствующим субъектом, имеющим право осуществлять деятельность по сделке. Таким образом, наличие лицензии подтверждает, что налогоплательщик был вправе заключить сделку именно с этим контрагентом, производить оплаты в соответствии с данной сделкой и учитывать соответствующие суммы налогового кредита по НДС и расходы по налогу на прибыль.

ЭЛЕМЕНТ ЧЕТВЕРТЫЙ:

Получение информации о коммерческой деятельности контрагента:

- рекламных материалов и ценовых предложений контрагента;
- распечаток официальных сайтов контрагента;
- различных проспектов, буклетов и т. д.

Данная информация подтвердит разумную осмотрительность предприятия при выборе контрагента и оценке его коммерческих качеств.

ЭЛЕМЕНТ ПЯТЫЙ:

Изучение «судебной истории» контрагента:

Получить часть такой информации вы можете самостоятельно с помощью справочных правовых систем (в частности, через Единый государственный реестр судебных решений Украины), в которых публикуются все более-менее значительные решения административных, хозяйственных и др. судебных органов всех инстанций. Кроме того, возможно направить контрагенту на стадии преддоговорных переговоров соответствующий запрос с просьбой указать все судебные споры контрагента.

Информация о судебных спорах контрагента позволит получить представление о статусе, добросовестности контрагента, о возможном клейме недобросовестности, которое налоговыми органами негласно присвоено данному контрагенту.

ЭЛЕМЕНТ ШЕСТОЙ:

Истребование у контрагента оригиналов для обозрения и (или) копий налоговой, финансовой и иной отчетности за последний отчетный период с отметками компетентных органов о принятии.

В идеале следует получить копии налоговых деклараций контрагента по НДС и налогу на прибыль за последний налоговый период с отметкой налогового органа о принятии (либо с подтверждением сдачи налоговой отчетности в электронном виде), годового бухгалтерского баланса за последний отчетный период и т.д.

Вряд ли контрагент с большим желанием согласится поделиться данными документами, однако, получив их, налогоплательщик установит факт сдачи контрагентом бухгалтерской и налоговой отчетности и таким образом косвенно подтвердит добросовестность контрагента.

Альтернативой в данном случае может выступить направление запроса в компетентный орган, в котором находится на учете контрагент, с просьбой предоставить информацию о подаче таким контрагентом отчетности.

ЭЛЕМЕНТ СЕДЬМОЙ:

Истребование у контрагента справки в произвольной форме об имеющихся на праве собственности и на праве аренды соответствующей материально-технической базы (производственных и торговых мощностях):

В данном случае речь идет о видах и количестве оборудования, складских, офисных и производственных помещений, транспорта и т. д., о численности работников контрагента (с указанием их специализации) на момент совершения сделки, в том числе занятых в сферах деятельности, непосредственно связанных с исполнением сделки.

Указанная справка, безусловно, не является абсолютным подтверждением коммерческой «состоятельности» контрагента и его способности самостоятельно исполнить сделку (тем более, что никому не запрещено привлекать для исполнения сделки третьих лиц), однако, поможет доказать, что наше предприятие, выбирая контрагента, поинтересовалось о его реальных возможностях.

ЭЛЕМЕНТ ВОСЬМОЙ:

Проверка адресных данных контрагента.

В первую очередь необходимо установить не является ли зарегистрированное местонахождение потенциального контрагента «адресом массовой регистрации».

Важное значение также имеет реальное местонахождение контрагента по своему местонахождению.

Указанные обстоятельства могут быть установлены на основании данных официального сайта Министерства доходов и сборов Украины, а также посредством выезда на место (найти офис, убедиться в его работе). Желательно при этом еще и встретиться с представителем компании и убедиться в его полномочиях.

ЭЛЕМЕНТ ДЕВЯТЫЙ:

Получение информации о контрагентах из электронных баз данных, доступных на официальном сайте Министерства доходов и сборов Украины.

Имеются в виду база данных о плательщиках НДС, база аннулированных свидетельств плательщиков НДС, база недобросовестных плательщиков НДС и база мест массовой регистрации налогоплательщиков.

В данном случае рекомендуется делать «скриншоты» экрана компьютера и хранить информацию в электронной и/или бумажной форме на случай возникновения спора с налоговыми органами.

ЭЛЕМЕНТ ДЕСЯТЫЙ:

Получение информации о контрагенте из других источников.

Для получения сведений о партнере могут быть использованы разные источники. Например, в Интернете работники размещают отзывы о своих работодателях или клиенты – о своих поставщиках. На сайте других организаций с высокой репутацией могут быть указаны их партнеры, с которыми они работают постоянно. Сайт самого потенциального контрагента также может дать массу информации – насколько он добротно сделан, есть ли там форум с давними обсуждениями и т.д. Реклама в газетах и на сайтах респектабельных организаций добавит баллы в оценку.

Важным источником информации о потенциальном контрагенте являются рекомендательные письма поставщиков, покупателей или иных деловых партнеров, с которыми налогоплательщик сотрудничает в течение длительного периода времени. Рекомендательные письма может предоставить сам поставщик. Или же он может сообщить контакты лиц, у кого можно навести справки. Запросы, отправленные данным лицам, и полученные от них ответы необходимо хранить для предоставления в налоговые органы.

ЭЛЕМЕНТ ОДИНАДЦАТЫЙ:

Обращение в налоговый орган по месту регистрации контрагента на предмет его (контрагента) добросовестности в отношении «сомнительных» контрагентов.

Ответа, скорее всего, не последует, поскольку подобный запрос действующим законодательством не предусмотрен (но и не запрещен), однако, указанный шаг поможет доказать свою осмотрительность и осторожность.

В ЗАВЕРШЕНИЕ...

Своим клиентам я советую следующий алгоритм применения перечисленных мер безопасности:

Необходимо отметить, что указанный перечень процедур не является по своему характеру «закрытым», поскольку каждая ситуация индивидуальна. Поэтому, в зависимости от специфики и особенностей взаимоотношений с потенциальными контрагентами приведенный перечень можно либо дополнять, либо наоборот сокращать.

Документы, собранные по результатам проведенной проверки, рекомендуется сохранять в электронной и/или бумажной форме на случай возникновения спора с налоговыми органами.

Считаем, что соблюдение принципов доктрины даже в самых общих ее началах поможет избежать (или хотя бы снизить риск возникновения) более значительных затрат при обжаловании результатов «творчества» налоговых органов.

Автор: Тамошюнас Андрей Риманто.